anulando el voto en México. La mercadotecnia de una alternativa política

anulando el voto en México. La mercadotecnia de una alternativa política
Alberto Bayardo Pérez Arce - [e-mail]
Coordinador de la Licenciatura en Ciencias Políticas y Gestión Pública del ITESO



Este artículo se maneja desde la perspectiva de la mercadotecnia política.

Resumen: Desde la perspectiva de la mercadotecnia política el movimiento mexicano a favor de la anulación deliberada del voto tiene características que lo vuelven muy competitivo en relación con el sistema de partidos actualmente imperante, y ello explica el alto impacto que está teniendo en el ámbito electoral previo a las elecciones del próximo 05 de julio de 2009.

Palabras clave: mercadotecnia política, movimientos ciudadanos, organizaciones políticas, sistema de partidos, sistema político, anulación del voto, campañas políticas, elecciones, clase política.

De acuerdo con Luis Ignacio Arbesú, la mercadotecnia política “implica considerar las relaciones sociales, en general, y las de poder, en particular, como intercambios fundados en una relación entre demandantes y oferentes”.1 En ese orden de ideas se presentará un análisis para determinar el tipo de relaciones sociales y de poder que ha establecido con la ciudadanía mexicana el movimiento ciudadano a favor de la anulación del voto en las elecciones a celebrarse en México el 5 de julio de 2009, y que en el momento de redactar el presente trabajo todavía estaba en proceso; dichas relaciones sociales y de poder deberían de explicar el por qué de su rápida expansión. Para llevar a cabo tal análisis se considerarán de una manera global las propuestas presentadas por diversas organizaciones adherentes a este movimiento2 pues sus características así lo ameritan.

Podrá parecer extraño que se utilice la mercadotecnia política como herramienta para analizar el trabajo de un movimiento social, dado que no es ni un partido político, ni siquiera una organización no gubernamental, pero en la medida en que dicho movimiento a favor de la anulación del voto ha generado diversas iniciativas colectivas, así sean incipientes, cae dentro de lo que Arbesú denomina “organizaciones con vocación social”, que son aquellas que “tienen como objetivo la modificación de opiniones, actitudes o comportamientos tendientes a la mejora de grupos sociales o de la población en su conjunto”.3 En el caso del movimiento que nos ocupa, es clara su intención de buscar una mejor situación para la población en su conjunto, mediante el establecimiento de nuevas reglas del juego en el sistema político mexicano que permitan una verdadera participación de la ciudadanía. Para lograrlo el movimiento ciudadano a favor de la anulación del voto hace un llamado general a dejar de lado la apatía electoral y participar expresando el rechazo al actual estado de cosas de una manera pacífica pero evidente, que en este caso es mediante la anulación deliberada del voto en las elecciones del 5 de julio de 2009, en las que se renovará la Cámara de Diputados, y en algunos Estados se elegirá a Alcaldes y/o Gobernador. De este modo podemos afirmar que la mercadotecnia política resulta una herramienta adecuada para analizar este caso.

Ahora bien, como organizaciones con vocación social, los promotores de la anulación del voto necesitan “vender sus servicios, ideas o proyectos a un público heterogéneo”.4 Esta situación de heterogeneidad los ha llevado a no entrar en demasiados detalles de lo que se pretende lograr, pues de otra manera resultaría casi imposible presentar una propuesta que pudiera ser aceptada por un gran número de personas; así, buscan convencer a la ciudadanía de que anular el voto es lo que mejor responde a sus necesidades o demandas.5 En este sentido hay quien se pregunta si la aparente buena aceptación que ha tenido la propuesta6 responde a una necesidad real, de expresión de un malestar público, o en realidad se trata de la manipulación política de la ciudadanía para hacerle percibir la necesidad de algo que no tenía claro que requería.7

La preocupación de que alguien está intentando manipular a la ciudadanía con la intención de dañar la incipiente democracia mexicana ha sido expresada de diversas maneras desde que la idea de anular el voto en las elecciones comenzó a cobrar fuerza como alternativa, tanto por parte de los partidos políticos quienes compiten directamente con el movimiento pro anulación del voto, por obtener el favor de la ciudadanía en su calidad de conjunto de electores, como por parte de las demás autoridades vinculadas al sistema electoral, a quienes podemos considerar la competencia “indirecta” del movimiento de anulación del voto. Si nos guiáramos únicamente por la inquietud que ha manifestado la clase política podríamos pensar que la campaña de anulación del voto está resultando exitosa, y que incluso está llegando a una segunda población objetivo: la clase política mexicana, en cuyo caso se buscaría la modificación de su comportamiento en lo referente a la manera en la que ha establecido las reglas del juego político, es decir, se busca que lo haga de manera incluyente. No se quiere afirmar con esto que quienes impulsan la anulación del voto como forma de protesta contra el hecho de que unos cuantos se han adueñado de los recursos públicos ya hayan logrando su objetivo, que sería la modificación de la conducta de la clase política, pero sí es importante dejar claro que ya le llegó a los políticos el mensaje de que un segmento de la ciudadanía espera otro tipo de comportamiento por parte ellos, pues el actual no le resulta satisfactorio. Esto de por sí puede considerarse un gran avance, no solo porque implica que la clase política mexicana ya no puede asumirse ajena a la petición, sino porque la propia ciudadanía comienza a darse cuenta de que existen formas efectivas de expresar su desencanto hacia quienes le han prometido una mejor calidad de vida, lo que tendrá repercusiones en futuras campañas ciudadanas que persigan objetivos semejantes.

Ahora bien, ¿qué es lo que han ofrecido quienes integran el movimiento a favor de la anulación deliberada del voto en las elecciones?, es decir, ¿a qué se debe la penetración que tiene en el público esta forma de protesta, misma que a la larga podría afectar la gobernabilidad y legitimidad,8 y con ello la forma en que toman decisiones los políticos? ¿Y en contraparte qué le ofrece a los electores el conjunto de la clase política a cambio de que le permitan seguir tomando decisiones de la misma manera en que actualmente lo hace?

Por lo pronto comencemos por comparar los servicios mercadológicos9 que ofrece el movimiento a favor del voto nulo con respecto a los que ha ofrecido la propia clase política mexicana:

a) Servicio de representación, entendido como la facultad de hablar o decidir por otros: El movimiento a favor de la anulación del voto ha expresado de una manera clara y sintética una serie de inquietudes que la sociedad mexicana vive en el momento presente, y ya está representando una ruta de acción. Por su parte el sistema de partidos ha perdido la capacidad de expresar y dar trámite a las inquietudes ciudadanas, pues se ha convertido en un sistema cerrado en sí mismo, al cual se le percibe con un interés exclusivo en aumentar las prerrogativas de los partidos políticos y de quienes los integran, a costa del resto de los habitantes del país.

b) Servicio de conducción social o de gobernabilidad:10 El movimiento pro anulación del voto canaliza la inquietud social le dota de una organización mínima pero suficiente para dar coherencia a la acción colectiva, y ofrece darle continuidad en el tiempo a dicha acción después de la jornada electoral, impulsando la apertura del sistema político a la participación de los ciudadanos de manera independiente de los partidos políticos, pues a estos últimos no se les reconoce capacidad de articular un proyecto que busque el bien general. Este servicio es muy importante y tal vez sea el que ha causado mayor escozor entre los representantes de la clase política, pues es claro que si no pueden ofrecer este servicio a la sociedad pierden su razón de ser, lo que se traduce en falta de gobernabilidad, es decir, en falta de cooperación, e incluso en abierta oposición por parte de la población a la ejecución de los proyectos que se le presenten de parte de la citada clase política. Si los actuales beneficiarios del sistema político quieren seguir ofreciendo este servicio, deberán aceptar la reducción de sus prerrogativas.

c) Servicio de trazado de alternativas o propuestas para la satisfacción de necesidades comunitarias: Dado que ante algunos de los males propiciados por el sistema político en su conjunto no cabe la posibilidad de esperar que de parte del gobierno se brinde una solución, el movimiento a favor del voto nulo ofrece el servicio de mostrar una alternativa concreta y viable, al menos en el corto plazo, para comenzar a elaborar colectivamente una solución al problema de la falta de mecanismos políticos institucionales que recojan las inquietudes ciudadanas y las procesen de manera más o menos satisfactoria.

d) Servicio de presentación de propuestas políticas: El movimiento ciudadano aquí analizado no se ha limitado a la formulación de una estrategia de protesta a través de la anulación del voto, sino que impulsa de un modo u otro una reforma política del Estado mexicano, misma que pasa por el cambio en la asignación de los salarios y los puestos entre los legisladores, y que llega a plantear la necesidad de elaborar una nueva Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, misma que habría de ser elaborada a través de una discusión abierta e incluyente entre todos los actores sociales interesados e involucrados, de manera tal que se modifiquen las reglas del juego político que han propiciado el actual estado de cosas. Este tipo de propuestas más elaboradas es poco probable que pasen por la mente de quien simplemente está harto del sistema y quiere un cambio que le represente una mejor calidad de vida, por lo que es válido considerar al formulación de estos planteamientos como un servicio, ya que articula una serie de demandas de una forma tal que no podría darse de manera espontánea entre la ciudadanía. Por otro lado el sistema político ofrece también este servicio, pero las reglas del juego imperantes hacen que sea para el auto-consumo, es decir, las propuestas políticas son percibidas por algunos ciudadanos como nuevas maneras de seguir “repartiendo el pastel” entre los mismos, de distinta manera, pero entre los mismos.

e) Servicio de gestión y manejo de intereses (en el sentido de velar por el bien del otro): Este servicio no parece ser percibido como algo que se le ofrece a la población por parte del sistema político, de ahí que los proyectos que pretenden hacer reformas sean detenidos por la ciudadanía, a pesar de que para hacerlo deban aceptar el liderazgo de algún miembro de la clase política,11 siempre y cuando pueda generar, al menos temporalmente, la impresión de que sí ofrece ese servicio. Por el contrario, el movimiento a favor de anular el voto genera la impresión de que sus integrantes sí buscan gestionar contextos políticos que permitan promover los intereses de un amplio sector de la población, y no solo los de su propia y personal o grupal incumbencia.

A continuación se hará un análisis, de acuerdo con la propuesta de Arbesú,12 de las características del proyecto de mercadotecnia política implementado por parte del movimiento de anulación del voto para dar a conocer a la ciudadanía los servicios mercadológicos arriba enunciados.

La posibilidad de anular deliberadamente el propio el voto presentada como alternativa permite que las organizaciones que la apoyan tengan claro lo que son y representan, tanto ante sí mismas como ante el contexto en el que la presentan; es de llamar la atención que de una u otra manera los promotores de la anulación del voto han sido muy explícitos en afirmar que no son parte de las agrupaciones políticas existentes, sino que se ostentan claramente como ciudadanas y ciudadanos independientes, pero con interés en la política por sus repercusiones en la vida cotidiana, y por lo mismo con disposición a involucrarse en la construcción de una alternativa.

Como se señaló más arriba, quienes promueven los votos nulos parten de aspiraciones básicas y comunes para ofrecer propuestas políticas aceptables para una comunidad heterogénea, como lo es la ciudadanía mexicana, y es por ello que no optaron por apoyar a alguno de los partidos políticos menores, lo que al decir de algunos pudiera haber resultado más estratégico en términos de propiciar un cambio en las maneras de administrar la cosa pública; haberlo hecho así se hubiera traducido en algo más difícil de consensuar: ¿a cuál de los partidos menores convendría apoyar y por qué? ¿Su propuesta realmente contendría elementos en los que un amplio espectro social se pudiera reconocer? La verdad es que no hay a la vista ningún partido político que pueda ofrecer eso, y tal vez sea otra de las razones por las que se optó por proponer simple y llanamente anular el voto, sumándole al hecho una serie de demandas que fácilmente pueden encontrar eco en la población, como la de que los legisladores se bajen el sueldo y disminuir su número, a fin de que no sigan viviendo de los impuestos pagados por una minoría, lo que tiene un efecto multiplicador muy fuerte en tiempos de crisis económica como la actual.

Aunado a lo anterior, la propuesta de anular concientemente el propio voto considera todos los aspectos necesarios para que sea verdaderamente integral y vincule a los diferentes grupos sociales. Entre ellos se encuentra la actual falta de representatividad de la clase política en su conjunto, así como su bajo rendimiento (al menos en la percepción ciudadana), y el hecho de que para poder participar en la política y/o en la elaboración y ejecución de proyectos que favorezcan la resolución de problemas públicos se requiere aceptar las excluyentes reglas del juego actualmente existentes. Un ejemplo de ello es el hecho de que solo puede ser candidato a un puesto de elección popular quien pertenece un partido político; otro ejemplo es el de que no se toma en cuenta a la ciudadanía para decidir qué obra pública se va a realizar, en lo referente al dónde, cuándo y cómo. Ante esto, se observó que la única posibilidad de protesta contra eso que brindan las reglas del juego es la anulación del voto; esta conclusión resultó tan clara y evidente que las propuestas de continuidad del movimiento ciudadano de anulación del voto después de las elecciones no parecen tener tanta fuerza entre sus adherentes.

La anulación del voto ofrece claras ventajas competitivas frente a otras propuestas políticas pues permite utilizar las propias reglas del juego electoral para hacer visible la protesta ciudadana y la falta de legitimidad de la actual clase política, con base en las estadísticas de los votos nulos que el propio sistema electoral genera, pues por ley en cada elección se debe dar cuenta del número de votos que resultaron nulos. El porcentaje máximo que se ha repostado de votos nulos es de alrededor del 2.5% de la votación total, lo que tradicionalmente ha sido interpretado como fruto de errores cometidos por ciudadanos no bien alfabetizados electoralmente hablando. De este modo no es necesario que cada ciudadano haga constar su decisión de anular su voto,13 ni siquiera de estar presente para tomar nota de cuántos votos se anularon en cada casilla. No ocurre lo mismo con la alternativa de la abstención electoral, pues verificar si las personas que dejaron de acudir a las urnas lo hicieron deliberadamente como un acto de protesta o si lo hicieron por simple desinterés, implicaría la realización de una encuesta a nivel nacional que ningún movimiento ciudadano actual estaría en posibilidades de financiar y realizar, y el propio sistema político se negaría a llevarlo a cabo con recursos públicos pues correría el riesgo de certificar su propia falta de legitimidad.

Otro aspecto que puede ayudar a explicar la difusión tan grande que ha tenido la propuesta del voto nulo es que su oferta establece una clara empatía entre los intereses particulares del ciudadano deseoso de expresar de alguna manera activa, notoria y más o menos eficaz, su hartazgo y decepción del sistema de partidos en particular y del sistema político mexicano en general. En otras palabras, la idea cae muy bien entre quienes están cansados de simples “discusiones de café” en las que se expresa la insatisfacción con el estado de cosas imperante, pero al final todo queda igual.

Finalmente, la alternativa de anular el voto ha generado una alta expectativa en cuanto a las posibilidades que provocar cambios en la situación política de México. Es muy difícil establecer los plazos en los que se espera ver cambios, pero es de esperarse que las expectativas de quienes apoyen esta opción se repartan entre el corto, mediano y largo plazos. De los resultados que se obtengan dependerán los niveles de satisfacción que se generarán, lo que a su vez se traducirá en mayor o menor aceptación o legitimación de la proposición, así como de las subsiguientes que por el estilo se presenten. De cualquier manera, dependiendo de la cantidad de personas que decidan sumarse a esta alternativa de protesta que tiene la ventaja de que puede contabilizarse objetivamente, es de esperarse que a pesar de la resistencia de la clase política en su conjunto se empiecen a abrir brechas en el sistema político que permitan canalizar las inquietudes más inmediatas de quienes manifiesten su inconformidad con el sistema de partidos anulando su voto, pues un movimiento de esta magnitud pone en entredicho la legitimación de los proyectos llevados a cabo por la propia clase política. Dicho de otra manera, podemos afirmar que el solo hecho de que esta campaña haya aparecido y haya tenido eco entre la ciudadanía mexicana es síntoma de que el sistema partidista en su forma actual está generando niveles de satisfacción muy bajos entre quienes no son beneficiarios directos del mismo, que son la inmensa mayoría de la población.

Para concluir afirmo que por lo pronto es muy probable que México no vuelva a ser igual después de las elecciones del 5 de julio de 2009, sin importar el resultado de las mismas, en especial en lo que se refiere al número de votos que resulten nulos. De un modo u otro el debate que a nivel nacional ha suscitado la sola idea de que la ciudadanía se niegue a verse reducida a la calidad de un simple conjunto de electores, sino que a través de la anulación deliberada del propio voto puede expresar su insatisfacción con los partidos políticos por su pobre oferta de candidatos, programas y proyectos, está haciendo que recupere la conciencia de que tiene poder sobre la clase política. ¿A dónde nos llevará esa conciencia recobrada? Tal vez sea muy pronto para anticiparlo, pero esperemos que lleve nos lleve a un sistema que nos permita a los ciudadanos contar con mejores controles sobre la desempeño de los políticos, obligándolos a rendir cuentas de su actuación y decisiones, y al mismo tiempo impida que unos pequeños grupos impongan reglas del juego político que solo favorezcan sus intereses, aún a costa de los del resto de la sociedad.

Distribución de espacio

 

 

Distribución de espacio

Enviado por smileykro

Concepto:

La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes

Objetivos:

El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organizaciónobtener los servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio facilite la circulación de las personas, la realización, supervisióny flujo racional del trabajo y además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Consideración general para la realización de un estudio de distribución de espacio

El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las necesidades de los clientes.

Si hablamos de la estructura de la organización, se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen, los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional lógica. Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización, así como también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para así, distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo ubicar las áreas de atención al cliente en lugares accesibles.

Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o remodelaciones en el espacio de trabajo, los programas de asignación de espacio deben estar relacionados con la planeación urbana y ecológica y con las actividades que se desarrollarán en el ámbito donde se desea ubicar la oficina. Prever zonas de estacionamiento para los vehículos tanto del personal como de los clientes. Tomar en cuenta, además, la posibilidad de crecimiento y las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.

Para obtener una disposición efectiva de las instalaciones y aprovechar de forma racional los recursos de una organización debemos contar con unidades de mejoramiento administrativo, áreas de apoyo operativo, consultores externos y un grupo de trabajo integrado con ese propósito.

Técnicas auxiliares para el estudio de la distribución del espacio.

Se requiere de criterios rectores para orientar las acciones, en términos de homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio, y para ello se utilizan los principios de: la integración total, que se refiere a la distribución que integra y coordina personas, equipos, documentos, formas, materiales, entre otros para que funcionen como una unidad total.

La mínima distancia recorrida, que es el tipo de distribución que permite que los objetos, documentos, materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible reduciendo, de este modo, la distancio que tienen que transitar las personas para realizar una actividad. La circulación, que encierra la distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribución que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

Podemos utilizar guías que favorecen el desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar los objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden ser:

·                       Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio.

·                       Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas.

·                       Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea necesario.

·                       Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta.

·                       Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y estén relacionadas entre si adyacentemente.

·                       Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades propias del trabajo.

·                       Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.

·                       Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de trabajo deben tener una altura uniforme.

·                       Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del volumen de las operaciones.

·                       Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos.

·                       Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepción.

·                       Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le deberá situar dentro de divisiones parciales o completas.

·                       Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena luz y ventilación.

·                       Instalar suficientes contactos eléctricos de piso para equipos y maquinas.

·                       Proporcionar al personal y a los visitantes de servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y espera y suficientes tomas de agua.

·                       Disponer de un lugar destinado a bodega o almacénde utensilios de limpieza, papelería y suministros.

·                       La imagen de la organización debe transmitir orden y confianza.

Las reproducciones o patrones hechos a escala de equipos, maquinaria o mobiliarios se les conoce como plantillas, moldes o modelos, estos hacen que el procedimiento sea mas sencillo para conocer la distribución actual y desarrollar una nueva. En su preparación deben considerarse algunos elementos, entre ellos, la escala; al momento de hacer las plantillas y planos a escala es preciso comprobar que las dimensiones de todo material sean exactas con arreglo a la escala empleada, los moldes deben tener las dimensiones de los muebles en su posición de máximo volumen: cajones y puertas abiertas. La escala mas adecuada es la de 1:50 es decir, 2cm = 1m.

Pueden emplearse modelos magnéticos, que son usados sobre una pieza triplay cubierta de acero, que sirve como base, donde los elementos pueden ser movidos para mostrar diferentes arreglos.

Los moldes pueden hacerse de cartón, papel, plástico o madera. Además es recomendable utilizar diferentes colores para los diversos tipos de muebles, maquinas y equipos tanto nuevos como viejos, así como también para distinguir las diferentes unidades administrativas. En el plano definitivo pueden utilizarse las plantillas sobre los dibujos de los distintos elementos materiales, los que resultan muy útiles en especial para las áreas de circulación.

Cada modelo debe rotularse para saber a que unidad administrativa pertenece y en algunos casos para precisar qué es. Pueden utilizarse hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y documentos.

Se pueden crear maquetas tridimensionales del área de trabajo, mobiliario, maquinas, equipos, entre otros, con el fin de examinar la distribución existente y proponer otra mejor. Las maquetas, son dimensionalmente exactas y muestran en conjunto el arreglo de las unidades físicas en su área respectiva. Además, ofrecen una facilidad de comprensión y una mejor distribución a través de la presentación tridimensional en comparación con los modelos bidimensionales.

Para la elaboración de las maquetas, es necesario que los modelos estén hechos a escala con precisión. Se debe utilizar una clave de colores pintando de acuerdo con ella, los modelos para hacer más fácil su identificación. Adicionalmente se puede hacer uso de imanes, colocándolos debajo de los objetos tridimensionales, y pegando el plano en una lamina de metal para mover los objetos con facilidad dentro del plano.

Otra de las técnicas que podemos utilizar es el diseño asistido por computadoras, el cual, simplifica y agiliza la tarea de distribución del espacio en las áreas de trabajo, permitiendo el manejo del ambiente laboral a través de pantallas graficas.

Esta herramienta se consigue en forma de paquete para facilitar su uso; el contenido de este paquete incluye conceptos fundamentales, requerimientos de hardware, definición general del ambiente de trabajo, utilerías básicas, instrumentos de dibujo y edición, manejo de pantallas y vistas, bloques y multilíneas, organización del dibujo por niveles, elaboración de texto y edición, acotamiento e impresión del dibujo e, importación y exportación.

Planeación de la distribución del espacio.

La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.

Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

Se debe realizar un análisis de la organización para determinar las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada empleado, se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas, cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, redes para el análisis lógico de problemas y tablas de decisiones.

Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la realización de las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas también conocidos como grafica de distribución de la oficina o grafica de trabajo en relación con la ubicación del equipo, en el que se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de los documentos en función de ese arreglo.

La distribución actual del espacio, estudia la distribución que debe delimitar las áreas de conflicto, lo que permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una base para comparar la distribución actual con la nueva.

Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar con un plano o dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa la ubicación precisa y el tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías, contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas para redes de computadoras, etcétera.

Es necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase, material, antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad orgánica y por puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas en la distribución final.

Se debe realizar un plantilla de personal donde deberá registrarse el numero de empleados de uno y otro sexo, por unidad orgánica especifica, identificando puestos y numero de plazas, de esta manera se podrán proyectar instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.

Previsión de necesidades futuras.

La previsión constituye la segunda etapa en la elaboración del plan de distribución del espacio, donde debe cubrirse la organización, con respecto a proyecta la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirán en la distribución actual en un futuro próximo y determinar si se están contemplando cambios en la organización como pueden ser ampliar o reducir la estructura orgánica, descentralizar funciones o unidades, incluir nuevas funciones, redireccionar funciones, varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas, desincorporar áreas o servicios, modificar el objeto de la organización, invertir recursos de capital, diversificar los productos o servicios al mercado, reorientar los productos o servicios al mercado, y fortalecer los canales de distribución. Estas medidas influirán sobre el volumen de trabajo ya que determinan el número de empleados y el espacio requerido para realizarlo.

En la etapa de los procedimientos, es indispensable considerar los planes y propósitos que repercutirán en los sistemas de trabajo, empleando mecanismos de diagramas de flujo, diagramas de programación de computadoras, diagramas de distribución de espacio o matrices de especificaciones o requerimiento de espacio.

En cuanto a lo que mobiliario se refiere, se deben tomar en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y características. De la misma manera seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las áreas de trabajo.

En el ámbito referente al personal, es necesario prever el numero de personal, para proyectar la instalación de servicios dirigidos a los mismos, como sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etcétera.

Estimación de la superficie requerida.

Esta superficie se obtiene multiplicando el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de espacio que se les destina.

Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los puestos, como: listas de puestos, numero total de personal actual en servicio y el aprobado para sumarse a el, categoría de los puestos y numero de puestos por categorías, numero de puestos a los cuales les serán asignados despachos privados y numero total de puestos contemplado.

La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función del tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo, una descripción de cada articulo del mobiliario y equipo aparte del incluido por cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del personal actual y categorías, superficie neta requerida para despachos individuales según las categorías, para despachos colectivos y para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.

La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficie requerida. A este debe añadírsele el espacio previsto en caso de incremento del volumen de las operaciones.

En la estimación de las áreas de trabajo están incluidos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie, como son los espacios destinados a portería, instalación para equipo de aire acondicionado, escalera, tiro de elevadores, corredores, equipos electrónicos, calefacción y transportación dentro del edificio, y las áreas ocupadas por columnas U otro tipo de estructuras, si a la superficie neta se le suman los espacios señalados se obtiene la superficie bruta requerida.

La tercera etapa de la planeación comprende la ubicación de unidades, antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales, se debe tomar en cuenta el flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las relaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia.

Los requerimientos de un tipo especifico de espacio por tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansión.

Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular, se requiere planear el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y área dentro de la organización buscando facilitar el trabajo, respetar su flujo e integrar una oficina funcional y atractiva, para ofrecer una imagen positiva y que el personal se desempeñe con mayor eficiencia en su trabajo.

Métodos para preparar el plan de distribución.

Presentar el proyectode reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios y guías fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de la organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadas los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán de ubicarse en cada unidad física, numero de identificación para el mobiliario y equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico, sistemas de intercomunicación para obtener una integración completa del espacio. La distribución final debe estar revisada y aprobada por los responsables de su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los niveles jerárquicos de la organización y las sugerencias de clientes y proveedores.

Ambiente físico.

La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al publico, no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.

Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta:

·                       La iluminación: se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los mas apropiados para lograr una iluminación difusa, pero resultan mucho mas costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, mas bien se recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido.

·                       Luz natural: se considera que la orientación mas adecuado para conseguir una iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.

·                       Colores de área: no es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendencia a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beige producen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte o zonas donde predomina el frió.

·                       Temperatura ambiente; los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El airedebe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior de hasta diez veces por hora.

·                       Insonorización: el problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un local destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en el se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas. En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.

Ubicación de la oficina.

Para determinar la ubicación adecuada para la oficina, podemos considerar varios factores que encierran preguntas claves cuyas respuestas solo podran ser : malo, regular, bueno o excelente. Cada respuesta tiene un puntaje, una vez analizadas diferentes posibles ubiocaciones para la oficina, se comparan los resultados arrojados por las respuestas que indican los factores, y se procede a la eleccion del lugar mas adecuado para la ubicación de la oficina, dependiendo de las necesidades.

Factor 1: Adaptabilidad del espacio.

Responde a la pregunta:

¿Se puede adaptar el espacio a las necesidades de la oficina? ¿Hay lugar para la expansión?

Factor 2: Instalaciones del edificio.

Responde a la pregunta: ¿Hay entradas, alambrados, tomas, salidas, ductos, protección contra incendios, y otras instalaciones fijas adecuadas?

Factor 3. Proximidad del edificio a factores comerciales.

Responde a la pregunta: ¿Esta el edificio cerca de clientes, de centros comerciales, restaurantes y hoteles, y tiene servicio de correos?

Factor 4: Costo implicado.

Responde a la pregunta: ¿Es la tasa razonable y de acuerdo con los precios competitivos?

Factor 5: Existe la luz natural y ventilación.

Responde a la pregunta: ¿La exposición esta al norte, sur, este u oeste? ¿Tiene áreas encristaladas? ¿Las ventanas dan a la calle o a lotes abiertos? ¿Son altos los techos?

Factor 6: Características del edificio.

Responde a la pregunta: ¿Tiene el edificio apariencia favorable, buen nombre y dirección, que sean fáciles de pronunciar y recordar, y carga adecuada del piso y techos altos?

Factor 7: Ausencia de mugre y ruido.

Responde a la pregunta: ¿Esta el área general exenta de mugre y ruido? ¿el área en si, es limpia y tranquila?

Factor 8: Estabilidad de inquilinos?

Responde a la pregunta: ¿Tienden los inquilinos del edificio a ser permanentes?

Para analizar las respuestas de los factores usamos la siguiente tabla:

Edificios inteligentes

Este tipo de construcción es una infraestructura física que integra una variedad de sistemas de información basados en tecnología micro eléctrica que regula la ambientación de una organización.

Entre sus objetivos se encuentra conocer lo que sucede dentro y en el perímetro inmediato de una organización. Dar una respuesta rápida a los requerimientos de sus ocupantes. Proveer eficientemente a sus ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. Establecer un clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones logren desarrollar al máximos sus capacidades, productividad y satisfacción personal. Ampliar la vida útil de las instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste. Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los requerimientos de mobiliario y equipo y reducir costos de operación al controlar los consumos de energía y material.

Las instalaciones inteligentes están compuestas por diferentes sistemas de información, los cuales pueden alternarse según su alcance e interacción. El numero y calidad de los servicios que operan y controlan variará con la inversión que se destine a su diseño, el cual puede incluir energía, clima, mantenimiento y soporte, seguridad, telecomunicaciones, base de datos, servicios de reproducción, fax, correo electrónico, temperatura, sonido, y resguardo de información.

En una organización inteligente, la productividad se puede incrementar en forma sustancial, toda vez que todos los sistemas de la organización funcionan unificados y permiten identificar tendencias tanto positivas como negativas, aprender de la experiencia, generar recomendaciones, exponer conclusiones, producir reportes y reconocer limitaciones.

Esta integración de tareas se hace posible a través de programas computacionales que resuelven problemas expresados en términos simbólicos mas que numéricos basados en sistemas de inteligencia artificial los cuales se clasifican en:

·                       Sistemas expertos, basados en conocimientos, sistemas automatizados para captar e imitar el conocimientode un experto humano.

·                       Sistemas de lenguaje natural, procesamiento de lenguaje natural que abre una puerta para el dialogo directo entre el hombre y la computadora, lo que evita la programación normal y el protocolo del sistema operativo.

·                       Sistema de percepción de visión, habla y tacto. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan información y la traducen aceptablemente al resto del sistema, o de este usuario en forma comprensible.

La ambientación de trabajo inteligente repercute directamente sobre las relaciones funcionales y de comportamiento en los grupos de trabajo, ya que incide en sus necesidades personales de la siguiente manera:

·                       Fisiológicas: apoyan el bienestar físico y la seguridad de sus usuarios al brindar protección a sus funciones corporales como la vista, oído, respiración y libertad de altas temperaturas, falta de luz, exceso de ruido o problemas en la estructura de las construcciones.

·                       Psicológicas: fortalecen la salud mental de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad, sentido de apreciación y reconocimiento, tranquilidad, comodidad y estabilidad.

·                       Sociológicas: también reconocidas como socio-culturales, estas necesidades son en parte satisfechas mediante una mejor comunicación, interrelación personal, disminución de la irritabilidad, flexibilidad, sentido de integración e imagen personal.

·                       Económicas: permiten el ahorro de energía, conservación de la planta productiva, preservación del espacio, empleo adecuado del tiempo y la inversión económica rentable.

Adaptabilidad del espacio

Se le da máxima prioridad a la adaptabilidad del espacio, porque el que se elija debe permitir un arreglo adecuado para todos los escritorios, sillas, máquinas y necesidades del personal. El espacio debe tener forma y tamaño convenientes. Es preferible evitar las áreas de formas extrañas, por lo general, las mejores son las formas rectangulares.

Es aconsejable calcular las necesidades futuras del espacio y tomar en cuenta estos cálculos al considerar la adaptabilidad del espacio. Se pueden anotar los datos en forma vertical mostrando las columnas de identidad (oficina privada, computadora, archivo, etc.) el número de la unidad, la superficie de espacio del piso que se requiere por unidad, y la necesidad de espacio total por identidad y por toda la oficina.

Las futuras necesidades significan algo más que sólo reservar un espacio mayor que el necesario para las necesidades corrientes. Debe tenerse presente el dónde y el cómo de los futuros cambios que alteren las actuales necesidades de espacio. Por lo general las futuras consideraciones se subsanan ya sea rentando pisos enteros o subarrendando lo que ahora no se necesita, o procurándose opciones sobre áreas adyacentes.

Algunos ejecutivos creen que es conveniente proporcionar arreglos en el espacio para acomodar por lo menos cinco años de probabilidades, o sea el tiempo especificado en el contrato de arrendamiento.

La diferencia entre el "espacio rentado" y el "espacio utilizable", debe señalarse. Por lo general, se paga por el espacio rentado, que es el área medida entre las superficies interiores de los límites externos. Incluye áreas para columnas, salientes, pilastras y arreglos de ventanas, necesarios para el edificio. El espacio utilizable es el área efectiva que puede utilizarse para la oficina, y por lo general es del 80 al 85 % del espacio rentado.

Características del edificio

Al considerar las características del edificio, deben tomarse en cuenta decisiones basadas en factores tales como si el edificio es moderno o antiguo, si su nombre tiene buena reputación, si su nombre y dirección son fáciles de pronunciar y recordar, si es bien conocido, y si ofrece servicios adecuados, incluyendo servicio de ascensor, conserjería y vigilancia nocturna.

Un factor técnico de importancia es la carga viva de piso permisible. Por lo menos se necesitan 75 Lb (37.5 Kg.) por pie cuadrado, y una cifra de 100 libras es deseable para una completa flexibilidad en el arreglo.

Las alturas de piso a techo deben ser de minino 8 pies; sin embargo para las grandes superficies, lo más apropiado es de 10 a 12 pies. Los techos bajos crean una sensación de congestionamiento y hacen a la oficina más difícil de ventilar; los techos altos hacen difícil el alumbrado, la sensación y ruido y calefacción. Además, debe tomarse en cuenta el espacio de columnas, ya que por lo general los canceles de la oficina general están unidos a columnas.

Es aceptable un espacio de 20 x 20 pies o más; los espacios de menos de 18 pies por lo común no son satisfactorios. A lo largo de los muros exteriores, una dimensión constante de aproximadamente cinco pies, de centro a centro de las secciones de las ventanas, o ventanas y paños de muro alternados, facilitan la colocación de los canceles y acomodamiento de unidades de equipo.

Ausencia de mugre y ruido

Ciertos elementos son en extremo molestos para los empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean posibles. La mugre, el humo y el hollín son objetables, y debe evitarse su presencia en el local de una oficina y áreas cercanas. Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con los esfuerzos de la concentración mental. Además, el tipo de negocio de los inquilinos vecinos, con especial referencia a la cantidad de transito y de operaciones que se ejecutan, también podrían tener importancia desde el punto de vista del ruido.

Estabilidad de los inquilinos

Por lo general se considera ventajoso ubicar la oficina en un edificio en donde los inquilinos sean estables. Las mudanzas frecuentes de los inquilinos que llegan o se van no son deseables desde el punto de vista de empresas sólidas. Las compañías de bienes raíces, firmas de abogados y firmas financieras se encuentran entre las más estables.

En algunos casos, su inquilinato en la misma ubicación se extiende a 25 años o más. En contraste los agentes de fabricantes y las agencias de publicidad tienden a mudarse con más frecuencia. Sin embargo, muchos de ellos permanecen en la misma ubicación por 10 o 15 años y, si bien esto es relativamente inferior, todavía refleja un fuerte elemento de estabilidad.

Alumbrado del edificio

El ambiente físico de una oficina también está influido por los principales factores de acondicionamiento del espacio: luz, color, música y sonido y aire. Todo esto es tomado en cuenta por el gerente durante el esfuerzo de organizar. Con mucha frecuencia, se utilizan los servicios de especialistas en estos factores, pero el gerente de la oficina debe estar familiarizado con las prácticas y conocimientos básicos en cada área.

Un alumbrado adecuado es esencial para una oficina exitosa. Muchas de las tareas de la oficina requieren de mucha lectura de material impreso con letra pequeña. Una buena luz de cantidad, difusión y brillantez suficientes, es imperativa.

La cantidad de luz a un pie de distancia de una bujía estándar se define como bujías-pie, es decir en una conversión rápida sería un watt por pie cuadrado de área proporciona 15 bujías-pies. La cantidad de luz recomendada se muestra a continuación:

Valores de Iluminación Recomendados para Trabajo de Oficina

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La difusión de la luz es necesaria para que un objeto pueda ser visto por el ojo humano con claridad y facilidad. La buena luz no es absolutamente uniforma. En contraste, las sombras bruscas, fuentes y contrastantes, son moletas y deben evitarse.

La difusión adecuada de la luz se obtiene haciendo que venga la luz en diferentes cantidades procedentes de varias fuentes y direcciones adecuadas, debe brindarse con discreción.

La brillantez está determinada por la cantidad de luz reflejada por un objeto, debe estar asociada a una superficie, es esta la que hace que el ser humano la vea. El acabado de una superficie, su color y el tipo de material son las principales influencias que regulan el valor de reflectancia.

También es importante saber jugar con los contrastes, ya que no es igual ver un papel blanco sobre un escritorio negro (en este caso se necesita menos luz, por el contraste de colores), que sobre un escritorio blanco (aquí se requiere de mucha luz, porque no existe un buen contraste).

Fuentes de Luz y Diseños Básicos

Las fuentes para el alumbrado de una oficina incluye la luz natural, la fluorescente (se considera como la principal fuente para las oficinas, ya que se asemeja a la luz natural) y los focos de filamentos. La luz natural varía durante todo el día y día a día, por lo general deben usarse otras fuentes de luz para mantener la cantidad de ésta que se requiera.

También es aconsejable contar con luz natural como una fuente menor, debido a sus benéficos efectos psicológicos, un empleado se siente mejor cuando ocasionalmente puede ver hacia fuera y ver la luz del sol, observar el tiempo, etc. El arreglo de la oficina debe destacar las características arquitectónicas y decorativas que ayuden a hacer un ambiente alegre para trabajar.

Acondicionamiento de color en la oficina

El color no solo embellece la oficina sino que mejora las condiciones bajo las cuales se ejecuta un trabajo. Ahora está bien establecido que el color afecta las emociones humanas, los sentidos y los procesos del pensamiento. Un color determinado impresionará las mentes de algunos individuos con una sensación o pensamiento particularmente favorable; otro color tendrá el efecto opuesto.

Unos colores levantan y otros imparten sensación se depresión. Algunos tienden a acelerar la acción de la mente, otros la retardan.

Selección de colores

El plan general de color para una oficina puede seguir uno de muchos arreglos, dependiendo de las preferencias individuales. Sin embargo, es normal que se desee un equilibrio adecuado y esto significa el uso correcto de unos cuantos colores, no una variedad de ellos al azar.

El arreglo monocromático es popular. Esto describe el uso de varios tonos de color para pisos, paredes y cortinas, junto con el toque de un color brillante. Como punto de partida, el escritorio se escoge de un color determinado, la cubierta del piso se selecciona de acuerdo con este color básico, para que armonice con el del escritorio. Luego se pueden usar tonos más ligeros que la cubierta del piso en las paredes y en las cortinas. El toque que acentúe el color puede estar en la silla o en accesorios tales como los cuadros, accesorios del escritorio y lámparas.

GUÍA DE LOS COLORES QUE SE SUGIEREN PARA UNA OFICINA

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La relación entre el color y el alumbrado es interesante. Como se indicó con anterioridad, el color tiene una influencia significativa sobre el alumbrado de la oficina. Los colores claros aumentan la intensidad de la luz y los colores oscuros la disminuyen. Esto se debe a que los colores claros reflejan los rayos de la luz, en tanto que los colores obscuros la absorben.

Por estas razones cualquier zona normalmente oscura se aclarará cuando se empleen colores claros para techos, paredes y pisos. Además el uso del color influye en las proporciones aparentes de un área. Esto se debería al efecto reflejante y contractivo de la luz producida por distintos colores.

Los colores oscuros parecen que adelantan un área, los colores claros la retiran. En consecuencia, en efecto dimensional de un cuarto angosto y largo puede cambiarse mediante el uso del un color oscuro en las paredes extremas y un tono más claro o del mismo color, o de un matiz que armonice, en las otras paredes.

Acondicionamiento de música y sonido.

La música sirve como una ayuda ambiental debido a que el poder fisiológico y psicológico de la música pueda ser utilizado para producir y mejorar el patrón de comportamiento.

La música puede poner a usted alerta o relajado, feliz o triste. Los programas "Música Mientras Trabaja" están diseñados para mejorar las condiciones de trabajo, para aliviar la fatiga mental y visual, para reducir la tensión nerviosa y para hacer que los empleados se sientan mejor en términos generales. Ciertos programas son populares y efectivos.

En lo general, los tipos de trabajo de oficina que derivan los máximos beneficios de la música, son archivo, correspondencia, recepción, perforado de tarjetas, verificación, y mecanografiado. Los beneficios comunes también incluyen la disminución del ausentismo en un 5 al 10%, la reducción de un 30-35% en los errores de los empleados y una disminución notable de conversaciones no esenciales de los mismos.

La música está específicamente arreglada, orquestada y grabada para cumplir un objetivo dado. La música es estimulante y está diseñada para un tipo de trabajo específico así como del temperamento de los empleados.

La música solo se toca por intervalos específicos, ya que se obtienen mejores resultados con patrones de este tipo.

El acondicionamiento del sonido se coloca a la cabeza de la lista de factores de acondicionamiento espacial. Una oficina ruidosa rara vez es una oficina eficiente.

Las principales características del sonido son:

1.                    Límite de frecuencia de las vibraciones.

2.                   Intensidad (fuerza de las vibraciones).

3.                   Calidad (el modo o tipo de vibración).

4.                   Reflexión (las cualidades sustentantes una vez que el sonido a cesado en su fuente).

5.                   La expectancia y aceptación del individuo.

Es de gran interés el volumen, el cual está determinado tanto por la intensidad como por el tono, con el énfasis de la intensidad. Para tener una medición relativa de la gama de intensidades del sonido, se emplea una unidad de medida llamada "decibel".

La escala de decibeles va del 0 al 110. una oficina tranquila registrará 37 decibeles, una gran sección mecanográfica unos 70 decibeles, una fábrica de calderas 97 decibeles,

El ruido de la oficina puede ser controlad en varias formas. Un medio efectivo es ubicarla en un lugar tranquilo. Los pisos superiores de un edificio, o las zonas no expuestas en forma directa a fuentes de ruido son las que se recomiendan. Además cuando sea práctico, deben separarse las fuentes de ruido del resto de la oficina.

Colóquense las máquinas ruidosas en una sección separada o afuera, en un área lateral. También ayudan los cojines de fieltro colocados debajo de la máquina de escribir, calculadoras y otro tipo de máquinas. También existe muebles a prueba de sonidos, estos son muy útiles para solucionar el problema del ruido en la oficina.

Por último, pero nunca de menos importancia se puede hacer un llamamiento al personal, destacando la consideración para otros de evitar conversaciones innecesarias dentro de la oficina.

Acondicionamiento del aire.

El verdadero aire acondicionado regula cuatro condiciones atmosféricas básicas:

1.                    Temperatura.

2.                   Circulación.

3.                   Contenido de humedad.

4.                   Limpieza.

Es posible controlar sólo una o varias de éstas condiciones. Pero tal control se lama con más propiedad acondicionamiento parcial de aire. Se puede utilizar una unidad central o varias unidades individuales. Se dispone de varios tamaños y capacidades. Las unidades individuales para un pequeño grupo de oficinas o para parte de un área del piso han crecido en popularidad.

Algunas están diseñadas para un solo cuarto y son portátiles. El costo de acondicionamiento de aire es razonable y bien vale la pena el gasto porque ayuda a la salud y a la comodidad, ayuda a mantener una productividad consistente y satisfactoria y reduce los costos de limpieza y decoración.

Observando con más detenimiento las condiciones atmosféricas básicas anteriormente mencionadas expliquemos:

Primero está la temperatura. Está demasiado elevada en la mayoría de las oficinas. Esto conduce a incomodidad y somnolencia. Deben instalarse reguladores n los aparatos de calefacción de manera que no se produzcan temperaturas excesivas. Es conveniente adquirir "conciencia del termómetro" y mantener la temperatura de la oficina dentro de límites razonables, esto es, alrededor de 22°C. si se emplea acondicionamiento de aire gama la temperatura recomendada es de 24° a 27°C dependiendo de la temperatura exterior. Una diferencia muy grande entre la temperatura de la oficina y la externa a ella no es muy recomendable.

La falta de una ventilación adecuada hace que una persona se sienta somnolienta e indebidamente cansada. A 21°C, un cuerpo humano adulto en descanso despide una pequeña cantidad de calor, que debe ser transportada por el aire circundante, de lo contrario el cuerpo se sobrecalienta.

Los requisitos de una ventilación normal es de aproximadamente de 2.000 pies cúbicos de aire por persona por hora. Para las áreas sin acondicionamiento de aire los ventiladores de abanico y de ventana ayudan mucho a proporcionar una ventilación adecuada. La práctica de abrir las ventanas y airear la oficina por períodos estipulados, a media mañana, medio día y a media tarde, sirve de mucho para expulsar el aire viciado y refrescar la oficina.

La humedad, o contenido de agua en el aire, afecta definitivamente la comodidad y la eficiencia de un ser humano. A la misma temperatura, el aire húmedo se siente caliente y el aire seco se siente fresco. La humedad excesiva puede causar cansancio físico.

La humedad relativa es el término que se emplea para describir la intensidad de saturación de humedad en el aire.

La limpieza no necesita aclaración. Registros limpios, mejor condición de operación para las máquinas, menor mantenimiento de oficina y el trabajo en una zona limpia libre de polvo, es muy conveniente.

El Método AMCO-PACT

La mayoría está de acuerdo en que la utilización del espacio de la oficina ayudará no sólo a lograr que se desempeñe el trabajo de oficina específico, sino también a satisfacer las preferencias personales y las necesidades humanas. Para este fin, se ofrece el método AMCO-PACT; éste se ilustra en la siguiente figura:

El Método AMCO-PACT es efectivo para el arreglo de la oficina

En esta figura se ve como se desarrolla la ubicación del espacio de la oficina y los datos derivados del análisis de AMCO (la Actividad o función desarrollada, Máquinas o equipos utilizados, Canal o flujo de instalaciones de servicios del edificio requeridas, y Organización), que da el número de las personas y el respectivo tipo de trabajo que ejecutan.

A su vez, estos factores AMCO están influenciados por PACT, que representan las Preferencias personales de la gente involucrada, deseos estéticos (Aesthetic, en inglés) que debe satisfacerse, Costo del arreglo, y consideraciones de Tiempo.

El análisis de la actividad está derivado del estudio de los sistemas, procedimientos y métodos prescritos de la oficina. Representa la acción que debe emprenderse para la ejecución del trabajo y las condiciones requeridas para ejecutarlo en forma adecuada, son determinados y evaluados. Asimismo, se prevén las probables necesidades para cinco o diez años. Por lo general, se hace un estudio y comprobación de las operaciones a cada nivel con un miembro correspondiente administrativo. Si parecen necesarios algunos estudios especiales, se practican, de manera que se dispongan de una información completa de sistemas y métodos.

El análisis de Maquinas y equipos afectan el arreglo de la oficina. Los datos sobre estos requisitos se obtienen del análisis de la actividad antes discutida. Esto ayuda a trabajar estrechamente con el personal de sistemas y métodos. Es necesario un inventario de las maquinas y equipos en uso en la oficina, lugares donde están colocadas, y si parecen adecuadas para un uso continuado ya sea continuado ya sea con el arreglo actual o con el propuesto. La necesidad de un equipo especial garantiza una investigación cuidadosa. Todos estos tipos de información son necesarios para evaluar y tomar en cuenta el efecto de las máquinas y equipos sobre el arreglo.

El análisis del Canal incluye el estudio del actual del flujo de instalaciones de servicio del edificio, y una evaluación no solo del número, tipo y ubicación de las unidades, sino también de las mismas ayudas del canal, incluyendo tamaño y ubicación de los ductos, con ductos del piso y line4s de fuerzas requeridas. Por lo general los datos del canal se registran en hojas especialmente diseñadas para facilitar su estudio. Algunas incluyen las preguntas que se deben formular, diagramas para llenar, y otros en que se pide que se anote una información especifica. La omisión puede dar como resultado, por ejemplo, que los teléfonos tengan que ser cambiados de lugar, que las tomas de corriente tengan que ser cambiadas de lugar.

El análisis de la Organización incluye: número del personal que será alojado y para cada uno, el nivel organizacional, la unidad organizacional, los proyectos por unidad organizacional y la autoridad formal. Se recomienda para prever las futuras necesidades, que se hagan proyectos para cinco o diez por unidad organizacional.

Uniendo los datos del análisis de máquinas y equipos, pueden obtenerse los siguientes datos, que se recomiendan para cada empleado: nombre, titulo de la función, máquinas y tamaño de cada una, muebles y su tamaño y otras necesidades diversas. Tales datos mostraran el formato especifico del personal que de razón por las necesidades del mayor espacio que se requiera.

PACT

La utilización del espacio para la oficina, condicionada por el análisis de la actividad, de las máquinas y del equipo, canal y organización, está constreñida por las cuatro fuerzas primarias de PACT. Como se indico en la figura anterior, una de éstas constituye las Preferencias personales de los empleados (tanto administrativos como no administrativos).

El arreglo de la oficina será o no efectivo, dependiendo de que los empleados utilicen bien y les agrade el ambiente espacial de trabajo que se proporcione. Lo que sea importante para las personas que utilicen el arreglo, es vital y, si es factible, debe incluirse en el arreglo del espacio. Los arreglos también son humanos y emocionales. El elemento personal es fuerte en los arreglos de oficinas que logran el mayor éxito.

Los deseos estéticos (Aesthetic), o la A en PACT, ameritan una profunda consideración. El arreglo debe ser agradable a la vista y de acuerdo con el buen gusto en el diseño. Presentar una combinación armoniosa de las herramientas del trabajo de oficina, e impartir una atmósfera de la cual le agradaría a uno formar parte.

El Costo es siempre importante. Ya sea que se trate de personas, de máquinas, sillas, escritorios, mesas, archiveros, gabinetes, espacios, pasillos o de oficinas privadas, todo lo que interviene en el arreglo de la oficina está afectado por el costo.

El Tiempo también afecta al arreglo originado por los datos proporcionados por el análisis de AMCO. Un sistema que se piense sea temporal tiene que diferir mucho de otro que se considere permanente. Hay estilos en los arreglos de oficinas no muy distintos a los diseñados en automóviles y proyectos de plantas de casa.

¿Quién va y a Dónde?

Después de aplicar el método AMCO – PACT, la siguiente tarea es determinar la ubicación general de las varias unidades del total del espacio utilizable. Para este propósito se usan los estudios del flujo de funciones.

El resultado de este estudio es mostrar en forma gráfica la relación de los componentes, como se muestra en el siguiente diagrama de bloques:

Diagrama de bloques que muestra la relación de los componentes

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Cada bloque identifica al departamento o unidad que se incluirá en el arreglo. La anchura de la línea que une a los bloques indica la cantidad de flujo de trabajo y los requisitos de capacidad física para la comunicación entre estas dos unidades.

Estos esfuerzos muestran quién trabaja con quién y a dónde va cada uno. El flujo puede ser por papeles, o por personas. Se trata de minimizar esto último, pero ambos deben ser utilizados.

Una interesante técnica para determinar la mejor relación de los componentes se utiliza por una computadora. Primero, se traza un diagrama de bloques en el cual se muestran las mediciones para cada flujo. A continuación se hacen ajustes para encontrar el mejor arreglo entre las unidades y que contribuyan a la efectividad del total medidas por costo o tiempo para los diversos flujos de trabajo y esfuerzos de comunicación. Los datos de entrada de la computadora principal con el costo total del flujo de trabajo para un patrón dado. Después, se calcula el cambio en el costo de cambios entre las unidades.

Concepto de Importancia del Arreglo

Es una idea práctica de un arreglo de oficina que capta la disponibilidad de la habilidad y destreza humanas así como una utilidad mejorada de muchos muebles modernos y de las máquinas de la actualidad.

Canales Movibles

Para dividir formalmente el espacio de la oficina como lo requieran los arreglos aprobados se emplean mucho los canales movibles. Proporcionan no sólo una mayor flexibilidad sino también el control del espacio y permite desusados diseños que puedan adoptarse a un costo factible. En mucho de los casos, el costo de construir canales movibles es de sólo el 15% de paredes permanentes de mosaico y yeso. Además, se eliminan incomodidades objetables tales como ruido, alboroto, materiales de desecho, esperar que seque el yeso y la pintura, y después de la división, limpieza de alfombras, cortinas y muebles.

Los canales móviles, hechos de metal, madera o plástico se arman y desarman con facilidad. Se disponen de varias alturas, proporcionan aislamiento, pero no interfieren con la ventilación y el alumbrado. El alambrado y las tomas están contenidas en la base de los tableros y en las uniones. Los canales tienen acabados de fábrica y gran variedad de estilos y colores.

Preparación del Arreglo de la Oficina

Primero, obténgase un dibujo o plano del área disponible. Si no, mídase el espacio e indique las dimensiones en un boceto bien dibujado. Debe señalarse la ubicación y tamaño exacto de las ventanas, resaltes del edificio y arcos de las puertas, ductos para el alambrado telefónico, instalaciones para agua corriente, entrada y salida, para adaptar un arreglo sugerido depende de lo completo y exacto que sean estos datos.

A continuación, determínense la ubicación, dependerán de cosas tales como superficies y medidas del espacio disponible y del tipo general de la oficina. Las instalaciones del edificio, tales como entradas y salidas, escaleras, ascensores, salones de descanso, etc. sugerirán las zonas de mayor tráfico. A partir de esta información, se pueden sugerir en el arreglo la colocación de los pasillos principales, cuartos de almacenamiento, de recepción y guardarropa.

En tercer lugar, formular respuestas tentativas respecto al uso del salón de recepción, de conferencias y oficinas privadas.

Cuarto, estudiar los datos de los análisis de la actividad, máquinas y equipos, del canal y de la organización, como se indico anteriormente. La coordinación de la información en un cuadro general permite identificar el número de empleados y máquinas y equipos que se necesiten en cada unidad organizacional. Adaptar los principales segmentos de las necesidades de espacio a espacio utilizable de que se disponga, suena como unir piezas de rompecabezas. Pero poco a poco, un ajuste aquí y otro acá, las áreas claves comienzan a tomar forma y empieza a desarrollarse en forma satisfactoria todo el arreglo desde un punto de vista general.

Ahora ya se esta listo para elaborar los detalles específicos, principiando por hacer planillas (o utilizar modelos) de todas las unidades físicas. Una plantilla es un patrón a escala, hecha de cartoncillo o de papel, que se utiliza para representar la superficie de piso ocupado por una unidad física. Para cada una de estas se hace una plantilla por separado para considerarla en el arreglo (detalles como esquinas recodadas, redondeadas, etc.). Esto incluye también a cada una de las máquinas y, oficinas privadas, salón de conferencias, recepción, etc.

En vez de plantillas, pueden emplearse modelos tridimensionales de las unidades físicas, son dimensionalmente exactos y muestran de una ojeada el arreglo de la oficina. Muchas personas pueden visualizar con más claridad con modelos a escala que con un dibujo técnico al cual pueden no estar acostumbradas. También se pueden realizar plantillas magnéticas o modelos que se sostienen firmemente en una base, que se pueden mover para mostrar distintos arreglos.

Las plantillas o modelos requieren mucho tiempo y no se pueden apresurarse, si son magnéticos, se fotografía el arreglo provisional y se hacen copias, de manera de proporcionar una referencia adecuada. Después se revisa todo el arreglo y se hacen los ajustes menores que sean necesarios para satisfacer las necesidades particulares.

Se agregan marcas adecuadas para indicar los principales flujos de trabajo, del alambrado eléctrico y telefónico, y el nombre del empleado que ocupará cada unidad. Esta información es necesaria para entender por completo el arreglo y para que el ejecutivo de la oficina pueda visualizar el flujo de trabajo de una mejor manera.

Por ultimo, se hace otra revisión con el grupo interesado. El primer grupo es el de los altos gerentes, se les señala donde están colocados, cuales son las facilidades que se les proporcionan y las principales consideraciones que determinaron el arreglo recomendado, pueden que se sugieran cambios menores, que pueden ser incorporados. El mismo método se sigue con cada grupo. Una vez que todos los grupos hayan dado su aprobación de sus respectivos acomodos, se somete todo el plan a los altos gerentes, indicando que arreglo tiene la aprobación de los grupos. La aceptación de los grupos es por lo general una formalidad.

Normas para el Espacio de la Oficina

Los estudios muestran que un valor de 60 pies cuadrados de espacio utilizable para cada uno de los empleados generales de oficina es una norma conveniente. De 75 a 85 pies por empleado es un área típica y bastante grande. Sin embargo, no existe una regla objetiva que norme el número de pies cuadrados por empleado.

La superficie está influenciada por muchos factores: la naturaleza del trabajo, la superficie total disponible, la extensión de las áreas de servicio, la necesidad de aislamiento, el número y tipo del equipo y de las máquinas, exposición y obstrucciones dentro del mismo espacio total. También podemos calcular más o menos el espacio del personal administrativo, ejecutivo principal de 400 a 450 pies cuadrados; ejecutivo intermedio de 275 a 300 pies cuadrados y ejecutivo supervisor de 110 a 125 pies cuadrados.

Estos datos son mas valiosos principalmente porque existe mas uniformidad en lo que se proporciona para máquinas y muebles a un ejecutivo o a un supervisor. En la mayoría solo se aplican métodos simétrico – técnico.

Escritorio: Las sugestiones para el espacio mínimo, es acomodando los escritorios con medidas de 50 x 30" como unidades aisladas con pasillos adyacentes, o si se acomodan por partes, extremo contra extremo, con pasillos juntos a cada escritorio.

Pasillos: Los pasillos principales o corredores deben ser de 5 a 8 pies de ancho, dependiendo de la cantidad de tráfico que se maneje. Los principales pasillos, en el área de una oficina deben ser de 4 a 5 pies de ancho, y la medida de los pasillos secundarios deberá ser de 3 a 4 pies de ancho. Los pasillos trasversales deben quedar a unos 50 pies.

Archivos: El espacio de los archivos depende de la frecuencia de su uso y del tipo de archivo. Cuando se utilizan varios archivos, es mejor colocarlos siempre dando frente uno con el otro.

La Oficina Privada: Las decisiones respecto al uso de una oficina privada sólo deberá hacerse después de un amplia consideración de las circunstancias individuales. Debe utilizarse una oficina privada cuando su uso esté dictado por hechos y un criterio recto. Nunca porque siempre se ha proporcionado para un puesto en particular o porque las solicitudes o en ocasiones las presión la han puesto en uso.

Por el lado favorable está la necesidad de prestigio. Es por esta razón que los miembros de la alta gerencia, jefes de departamento y profesionales cuentan con oficinas privadas, esto ayuda a dar peso, influencia y respeto a estos grupos ante los ojos de los demás empleados y de quienes visitan la oficina.

Hay afirmaciones que dicen, que el trabajo creativo, tal como redactar textos publicitarios y la preparación de reportes elaborados justifica por lo general el uso de una oficina privada. Asimismo, los empleados dedicados a análisis intrincados, planeación original y la consolidación de recapitulaciones de estadísticas de importancia. Pero observe que un salón de conferencias puede ser utilizado para tal propósito.

Oficina Privada que cuenta con un escritorio, tres sillas, archivos y librero en 81 pies cuadrados de espacio:

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

La figura sugiere el arreglo de una oficina privada que hace un uso excelente del espacio. Por otra parte, los argumentos en contra de este tipo de oficinas incluyen primero, interfieren con la efectividad de la supervisión. La cercanía del supervisor con los empleados, la familiaridad con los problemas que se presenten y estando en el corazón de todo lo que sucede en la unidad, se pueden perder cuando el supervisor está separado en una oficina privada.

Los segmentos de espacio individual, segregado de un área grande, requieren de arreglos especiales, lo cual significa materiales y mano de obra adicionales.

Recepción: La sección de recepción y recepcionista crean la impresión inicial de la empresa en el visitante, y las primeras impresiones suelen ser las mas duraderas. El salón de recepción debe ser invitador, la exhibición de los productos o servicios de la compañía es muy efectiva y ayuda a la creación de crédito mercantil. El mantenimiento de esta área es básico. Las sillas deben estar alineadas, con periódicos y revistas colocados en orden en una mesa, los ceniceros deben conservarse limpios, no debe manejar el tránsito ordinario y necesario entre las distintas tareas de la oficina, debe crearse una paso auxiliar al de la recepción para que transiten los empleados sin necesidad de entrar en contacto con los visitante, para evitar las distracciones. También es conveniente colocar instalaciones sanitarias en esta área.

La recepcionista debe ser amistosa y debe dar a los visitantes un tratamiento cortés y rápido. Debe descubrir qué persona, en su caso, debe hablar con el visitante y hacer arreglos para que éste lo vea de inmediato, debe estar totalmente familiarizada con los asuntos que maneja la cada uno de los empleados que tienen visitantes. Se debe disponer de un folleto para consultas, para el control es una buena práctica que la recepcionista mantenga un registrode los visitantes, que incluya la fecha, el nombre del visitante y de su compañía y a la persona que visita.

Cuarto de la Computadora: La iluminación del cuarto debe estar un tanto igualada con el área de las máquinas, ya que con frecuencia el personal tiene que trabajar en varias máquinas. La mayoría de las computadoras generan una cantidad considerable de calor, y para mantener condiciones satisfactorias de operación, se requiere aire acondicionado durante todo el año. Varios gerentes recomiendan un sistema de enfriamiento separado del normal para el edificio.

Este espacio es útil, ya que las grandes cantidades de discos, tarjetas, cintas, impresiones de computadora y registros microform, requieren una gran área para archivo y rápida recuperación. El cuarto de la computadora aloja a un centro de información vital.

Salón de Conferencias: Para reuniones en privado, se recomienda mucho un salón de conferencias. La mayoría de las oficinas privadas no son adecuadas para la celebración de juntas. Los participantes pueden ser acomodados en forma mas satisfactoria aun gran número de ellos, y cada uno puede tener un lugar conveniente para escribir o tomar notas, con un mínimo de interferencias y distracciones. Este espacio debe estar colocado en forma conveniente en donde el transito de entrada y salida al salón sea menos molesto para los demás empleados de la oficina. (Ver figura Pág. siguiente)

Guardaroropa: Se pueden proporcionar fácilmente para el guardarropa ya sea en cuartos separados (armarios o vestidores), en este caso debe tener uno para damas y otro para caballeros, o colocar colgadores de ropa en las áreas de las oficinas.

Cambios de Oficina: Los cambios en los arreglos de la oficina pueden necesitar una mudanza, una vez concluido el arreglo, se debe comunicar al personal la información que deseará conocer, como la decoración general que se utilizará, el sitio en donde serán colocados en el nuevo arreglo, el momento aproximado de la mudanza y las características sobre salientes del nuevo arreglo. Para esto se debe tomar algunas medidas como, numerar las cosas para el nuevo arreglo, etiquetar y numerar el mobiliario, equipos y máquinas para designar su colocación exacta en el nuevo arreglo.

Se recomienda que se designe un comité para la mudanza, por lo general esta integrado por el presidente con los jefes de departamento como miembro, estos últimos escogerán dos ayudantes. El día en que ésta se efectúa, el comité sirven como representantes que ayudan a coordinar la mudanza, dirigen el tránsito, comprueban que todo se coloque en las ubicaciones correspondientes en sus áreas respectivas y responden preguntas sobre cosas que no estén numeradas o no sepan donde colocarlas.

Como recomendación es mejor programar la mudanza para un fin de semana o en los periodos de vacaciones, permitiendo un máximo de 60 horas continuas (Ej. Viernes 6 p.m. A Lunes 6 a.m.) y disponiendo el número adecuado de camiones y cuadrillas. También se debe tomar en cuenta el cambiar una sección de la oficina a la vez, ya que mudar dos o tres al mismo tiempo puede dar como resultado un serio contratiempo. Lo que deba colocarse en las zonas mas alejadas, deberá ser mudado primero, para terminar con las cosas que van en la entrada. Esto hace más cómoda y rápida la mudanza.

Arreglo de un Salón de Conferencias para diez personas:

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Los planos son los que de alguna manera fijan el tamaño de los objetos o personas que se verán en la imagen. Existen diversos tipos de plano: el Gran Plano General, que privilegia el ambiente y distingue muy poco a las personas; el Plano General, que encuadra a las personas de la cabeza a los pies y busca resaltar el protagonismo de las figuras principales; el Plano Americano, que toma a la persona de la cabeza a las rodillas y permite un mayor acercamiento a su rostro; el Plano Medio, que recorta el cuerpo humano a la altura de la cintura y privilegia la acción y la expresión del personaje; el Primer Plano, que toma al personaje a muy poco distancia y se acerca aun más a su estado emocional; y finalmente el Plano Detalle que selecciona sólo una parte de la figura humana o de un objeto, para destacarla (los ojos o las manos). Permite así ver un detalle que, quizás, de otro modo hubiera pasado desapercibido.

La elección de los planos no es arbitraria. Un mayor o menor acercamiento a la figura o a los objetos que aparecen en la foto busca aumentar o disminuir la fuerza expresiva y la implicación emotiva de quien mirará la imagen.

Simplificación del trabajo

Importancia de la simplificación del trabajo

La simplificación del trabajo de oficina es el sentido común organizado para eliminar el desperdicio del material, del equipo, del tiempo, de la energía y del espacio en el desempeño del trabajo de oficina.

Las posibilidades de mejoramiento están limitadas solo por la habilidad, la imaginación y la agresividad del analista. No existe ninguna formula secreta. En ocasiones, los no profesionales se refieren erróneamente a la simplificación del trabajo como la aceleración aplicada a los métodos.

La simplificación del trabajo implica un aumento en el ritmo del trabajo de producción, no la aceleración de sus movimientos de un empleado. Esto último se refiere a apresurar todas la etapas del trabajo, tanto las necesarias como las innecesarias. En contraste, por medio de la simplificación del trabajo se mejora el ritmo del trabajo de producción desempeñando solo las etapas necesarias en una forma normal.

Sin embargo, la simplificación del trabajo de oficina no solo se aplica a los procedimientos y a los métodos, sino también a las formas de oficina y al arreglo y disposición del equipo y de las maquinas.

Guías para la simplificación del trabajo.

Con el tiempo se han reunido muchas listas de guías para la simplificación del trabajo de oficina. Para nuestros propósitos, se estudia los que siguen:

1. Promover La "Participación De Conocimientos" Por Todo Empleado De La Oficina Por Medio Del Entrenamiento Y Estimulo En El Uso De La Simplificación Del Trabajo.

El deseo entusiasta y fuerte del empleado eficaz de una forma mejorara para hacer el trabajo en forma satisfactoria, y el entendimiento de la razón para hacer en la forma mejorada son consideraciones esenciales. En su mayor parte, este se logra fomentando la participación del empleado en las planeaciòn de la mejora; en esta forma se promueve el interés, la auto aceptación y cooperación del empleado.

Pero no basta solo con la participación. Nada más frustrativo para los empleados que se les pida que tomen parte en una actividad de la cual saben poco o nada. Esto quiere decir que deben proporcionarse conocimientos. Lo ideal son los programas de entrenamiento cortos y efectivos. Se deben poner a disposición de los empleados de oficina tanto la información como los ejemplos. De esta forma se cuanta con su participación gracias a sus conocimientos.

2. Hacer La Serie De Actividades Productiva Y Sencilla

La serie adoptada de actividades debe representar la mejor combinación posible para concluir el trabajo, tomando en cuanta las facilidades disponibles y las condiciones de trabajo. Es justificar cada actividad por su esencialidad y eliminar todas las que no sean necesarias.

Hasta donde sea posible, deben aumentarse los que contribuyen directamente al objetivo, o los llamados elementos productivos de un procedimiento; y a ala inversa, deben reducirse los elementos no productivos a un mínimo absoluto. Por lo general esto produce una mayor productividad.

3. Combinar Siempre Que Sea Posible Las Actividades De Trabajo Y Evitar El Recopiado

Con frecuencia se encuentra un copiado innecesario de datos. En algunas oficinas esto forma parte de la manera aceptada de procesar información. La mayoría de las actividades deben ser combinadas para evitar el recopiado entre ellas.

4. Reducir Las Distancias Reducidas A Su Mínima Expresión

El movimiento de papeleo o de personas es costoso y es un despilfarro; en su mayoría no representa un esfuerzo a un propósito. En consecuencia, deben revisarse cuidadosamente los movimientos; si no son esenciales deben ser eliminados. Esto quiere decir que todo lo innecesario que no sea útil en la empresa

5. Arreglar Las Actividades Para Obtener Un Flujo Uniforme De Una Etapa A La Otra O Un Patrón Rítmico Para El Empleado En Lugar De Trabajo

Las cantidades excesivas o aumentos repentinos de trabajo indebidamente pesado tienden a desanimar a los empleados de la oficina. Como resultado, invade al empleado la sensación de que nunca está al corriente de su trabajo y de nunca lograr nada.

En contraste es igual de molesta la situación de regular con cuidado el trabajo para mantenerlo constantemente ocupado. Un flujo de trabajo es lo más conveniente.

Aplicación De La Simplificación Del Trabajo De Oficina

En la aplicación de simplificación de trabajo de oficina se siguen 4 etapas básicas:

1.             Seleccionar el trabajo que va a simplificarse

2.             Reunir todos los datos respecto a este trabajo.

3.             Idear mejoras para:

o                                    Analizar estos hechos

o                                    Usar preguntas seleccionadas.

1.             Aplicar los medios mejorados derivados.

Muchos creen son cinco los tipos de trabajo de oficina a los que por lo general se les debe prestar mayor atención

1.             Cuellos de botella: trabajo que atrasa todo lo que antecede y detiene a lo que sigue.

2.             De acá para allá: trabajo que implica mucho ajetreo.

3.             de larga duración: trabajo que requise mucho tiempo para terminarse

4.             Muchos preparativos y guardar. Trabajo que necesita salir y arreglar papeles especiales.

5.             Mucha actividad pero poco logro: trabajo que siendo ejecutado con mucho gusto y agitación por personas muy ocupada, al investigar se observa que es muy poco lo que se ha logrado.

Gráficas Comunes para la Simplificación del Trabajo de Oficina

Estas gráficas sirven para proporcionar los hechos en un proyecto de simplificación de trabajo en una forma clara y comprensiva. Específicamente, las gráficas para la simplificación del trabajo sirven para los siguientes propósitos:

1.             Ayudar a lograr la organización y visualización de los hechos.

2.             Ayudar en el análisis y evaluación de estos hechos.

3.             ayudar a formular un procedimiento o método mejorado.

4.             Ayudar a convencer a otros del valor del medio mejorado.

A menos que la gráfica sirva a uno o varios de estos propósitos, no deberá ser dibujada. Con frecuencia se suele utilizar mas de una gráfica, y la combinación correcta de varias por lo general descubre información y pistas para la simplificación del trabajo.

Gráfica del Proceso

Una de las gráficas mas útil en la simplificación del trabajo, es la gráfica del proceso que muestra los pasos sucesivos detallados de un proceso. Puede dibujarse para todo procedimiento que cubra muchos departamentos o puede limitarse a parte separadas de un procedimiento. Los pasos están indicados por breves enunciados y símbolos arreglados en forma vertical y en orden cronológico.

Gráfica del Flujo del Procedimiento

Este tipo de gráficas es muy efectiva cuando se utilizan formas con copias múltiples. Describe en forma grafica la distribución y pasos subsecuentes de cada forma, desde su concepción física hasta su archivo permanentemente o destrucción. Por lo general no es difícil construir este tipo de gráfica.

Diagrama de Movimientos

Un diagrama de movimiento en el espacio. Se traza en un arreglo a escala del plano de la planta de la oficina, de manera que pueda medirse el movimiento de su relación apropiada con los factores físicos.

Estas gráficas son útiles para descubrir retrocesos, para visualizar el movimiento físico implicado y para localizar congestionamientos y cuellos de botellas, de manera que puedan corregirse con rapidez.

 

 

DISTRIBUCIÓN DE ESPACIOS

 

http://archivos.diputados.gob.mx/Grupo_Etica/lineamientos.pdf

 

La Cámara de Diputados por su tamaño y la complejidad de su operación requiere

guiarse con criterios técnicos y precisos que permitan efectuar una adecuada

planeación en la distribución de los espacios físicos para atender con eficiencia  los

requerimientos y proporcionar instalaciones dignas, modernas y funcionales tanto para

las actividades inherentes al proceso legislativo como para las de apoyo y gestión

administrativa.

 

Se requiere además, conciliar los aspectos de funcionalidad y bajo costo en la

distribución y asignación de espacios y oficinas de la Cámara de Diputados, a fin de

realizar una utilización óptima de los recursos financieros y materiales disponibles,

conforme a los Lineamientos para la Adopción de las Medidas para Racionalizar el

Gasto Destinado a las Actividades Administrativas y de Apoyo, lo cual debe hacerse

con base en principios de equidad y homogeneidad, y de acuerdo a la naturaleza de las

atribuciones y funciones que tienen encomendadas.

 

Con una adecuada planeación y distribución de espacios se contribuirá a una mejor

comunicación y coordinación entre Legisladores, Órganos de Gobierno, de Apoyo

Legislativo, integrantes de los Grupos Parlamentarios y Unidades Administrativas que

conforman la estructura de organización de la Cámara de Diputados, así como a

salvaguardar su patrimonio inmobiliario, mobiliario y documental.

 

Es necesario, además como medida de seguridad y de protección civil, el respetar las

condiciones arquitectónicas y de funcionalidad con las que fueron diseñadas y

construidas las instalaciones de propiedad o al servicio de la Cámara de Diputados, a

fin de evitar riesgos por la proliferación de espacios, en áreas que no fueron

originalmente destinadas para ser ocupadas por oficinas, lo cual repercute también en

los costos de mantenimiento y adecuación de los servicios que las mismas requieren.

 

Es por ello que se evaluaron los edificios que integran el Palacio legislativo, para lo cual

se contó con el apoyo de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional

Autónoma de México quien verificó la existencia de posibles daños en los elementos

estructurales de cada uno de los edificios, obteniendo como resultado que en general

no se tienen.

 

Sin embargo, dicho estudio permitió reconsiderar las remodelaciones de los espacios

con que se cuenta en la Cámara de Diputados y  con ello evitar en el futuro posibles

afectaciones al inmueble.

 

Es por ello que se deberá prever que la asignación y distribución de espacios atienda a

los siguientes principios básicos:   2

 

• Garantizar condiciones adecuadas para el desarrollo de los trabajos legislativos,

administrativos y parlamentarios y para  el cumplimiento de las atribuciones y

funciones que se tengan encomendadas.

 

•  Favorecer la comunicación, integración, coordinación y funcionamiento de los

diferentes Órganos de Gobierno, de Apoyo Legislativo, Grupos Parlamentarios,

Legisladores y Unidades Administrativas de la Cámara.

 

•  Obtener un óptimo aprovechamiento de los espacios y facilitar la circulación de

las personas y materiales.

 

•  Respetar espacios colectivos y de servicios, tanto para quienes se desempeñan

en las instalaciones de la Cámara, como para los visitantes de la misma.

 

•  Respetar y cumplir la normatividad vigente en materia de seguridad, higiene y de

protección civil, que se requiere para salvaguardar la integridad de las personas

y el patrimonio institucional de la Cámara.

 

•  Respetar las condiciones arquitectónicas y de funcionalidad con las que fueron

diseñadas y construidas las instalaciones a fin de evitar riesgos, en áreas que no

fueron originalmente destinadas para ser ocupadas por oficinas, como los

estacionamientos, lo cual repercute también en altos costos de mantenimiento y

adecuación de los servicios que las mismas requieren.

 

•  Atender los aspectos estéticos, ya que es uno de los edificios con mayor

trascendencia política y que recibe permanentemente numerosos visitantes del

país y del mundo.

 

•  Cumplir las políticas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal en el

ejercicio de los recursos autorizados a la Cámara.

 

Para ello, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, formulará la

propuesta de asignación y distribución de espacios, con sus correspondientes servicios,

a los Legisladores, Órganos de Gobierno, de Apoyo Legislativo, Grupos Parlamentarios

y Unidades Administrativas de la Cámara, a efecto de que la misma sea validada por la

Secretaría de Servicios Administrativos y Financieros, y sometida a la aprobación de la

Junta de Coordinación Política, por parte de la Secretaría General.

 

Además vigilará, en coordinación con la Dirección General de Resguardo y Seguridad,

que la señalización exterior e interior de las oficinas e inmuebles de la Cámara, cumpla

con los requisitos de imagen institucional, aprobados para tal efecto y cuidará que en

la asignación y distribución de espacios se cumpla con los accesos y facilidades

necesarias para el desplazamiento de personas que presenten capacidades diferentes.

 

   3

La Junta de Coordinación Política de la H. Cámara de Diputados, con fundamento en

los artículos 70 y 77, fracción I, de la Constitución Política de los Estados Unidos

Mexicanos; 3 fracción III, 11, 23, 24, 25 y 59 fracciones I y II de la Ley General de

Bienes Nacionales; 3 numeral 1, 29 numeral 1, 34 numeral 1 inciso g), y 51, numeral 1

incisos c) y d) de la Ley Orgánica del  Congreso General de los Estados Unidos

Mexicanos, y

 

CONSIDERANDO

 

Que la Cámara de Diputados requiere por su tamaño y la complejidad en su operación,

de criterios técnicos y objetivos que permitan efectuar una adecuada  planeación en la

distribución de oficinas y espacios, que atienda a las características de pluralidad y

representatividad de sus integrantes, en condiciones de equidad y de uso de

instalaciones dignas, modernas, estéticas y funcionales tanto para las actividades

inherentes al proceso legislativo como a las de apoyo y de gestión administrativa. 

 

Que los cambios en el sistema político mexicano no permiten certidumbre anticipada

sobre el número de Legisladores que conformarán los Grupos Parlamentarios.

 

Que los espacios que requieren las coordinaciones de los Grupos Parlamentarios

deberán planearse con sistemas que permitan flexibilidad para adaptarse al tamaño de

los Grupos. 

 

Que se requiere redimensionar las necesidades de las Comisiones y los Comités para

dotarlas a los espacios que necesiten de  conformidad a sus particularidades y

demandas de su trabajo.

 

Que es necesario conciliar los aspectos de funcionalidad y bajo costo en la distribución

y asignación de espacios y oficinas de la Cámara de Diputados, a efecto de realizar una

utilización óptima de los recursos financieros  y materiales disponibles conforme a los

Lineamientos para la Adopción de las Medidas para Racionalizar el Gasto Destinado a

las Actividades Administrativas y de Apoyo.

 

Que una adecuada planeación y distribución de espacios contribuirá a una mejor

comunicación  y coordinación entre Órganos de Gobierno, de Apoyo Legislativo,

integrantes de los Grupos Parlamentarios, Legisladores y Unidades Administrativas que

conforman la estructura de organización de la Cámara de Diputados, así como a

salvaguardar el patrimonio inmobiliario, mobiliario y documental de cada uno de ellos.

 

Que es necesario, como medida de seguridad y de protección civil, respetar las

condiciones arquitectónicas y de funcionalidad con las que fueron diseñadas y

construidas las instalaciones de propiedad o al servicio de la Cámara de Diputados, a

fin de evitar riesgos por la proliferación de espacios, en áreas que no fueron

originalmente destinadas para ser ocupadas por oficinas, lo cual repercute también en

costos de mantenimiento y adecuación de los servicios que las mismas requieren.

Expide los siguientes:   4

LINEAMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIÓN Y ASIGNACIÓN

DE ESPACIOS EN LA CÁMARA DE DIPUTADOS

 

Capítulo I

Disposiciones Generales

 

ARTÍCULO 1º.-  Los presentes Lineamientos tienen por objeto establecer las

disposiciones conforme a las cuales deberán  distribuirse y asignarse los espacios de

trabajo a los Legisladores y el Personal de la Cámara, en los inmuebles propiedad o al

servicio de la misma, con base en principios de equidad y homogeneidad, y de acuerdo

con el nivel de autoridad o jerarquía y la naturaleza de las atribuciones y funciones que

tienen encomendadas.

 

ARTÍCULO 2º.-  Para efectos de los presentes Lineamientos se entenderá por:

 

I.  LEGISLADORES: A las diputadas y diputados federales en funciones dentro de

la Legislatura correspondiente.

 

II.  CÁMARA: A la Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión.

 

III.  ÓRGANOS DE GOBIERNO: A la Mesa Directiva, Junta de Coordinación Política

y Conferencia para la Dirección y Programación de los Trabajos Legislativos.

 

IV.  ÓRGANOS DE APOYO LEGISLATIVO: A las Comisiones y Comités.

 

V.  GRUPOS PARLAMENTARIOS: Al conjunto de diputadas y diputados según su

afiliación de partido.

 

VI.  UNIDADES ADMINISTRATIVAS: A los órganos que conforman la estructura

administrativa de la Cámara.

 

VII.  PERSONAL DE LA CÁMARA: A las personas que tienen una relación laboral con

la Cámara.

 

VIII. ESPACIOS DE TRABAJO: A los espacios privados o semiprivados que se

asignen a los Legisladores, Órganos de Gobierno, Órganos de Apoyo Legislativo,

Grupos Parlamentarios, Personal de la Cámara y prestadores de servicios para

el desarrollo de las funciones y tareas que tengan encomendadas.

 

IX.  PALACIO LEGISLATIVO: El inmueble ubicado en Avenida Congreso de la Unión

número 66, Colonia El Parque, Delegación Venustiano Carranza, Código Postal

15969, México, Distrito Federal.

 

ARTÍCULO 3º.-  El ámbito de aplicación de los presentes Lineamientos lo constituye el

Palacio Legislativo y los inmuebles que se encuentran fuera del mismo, propiedad o al   5

servicio de la Cámara.

 

ARTÍCULO 4º.-  Conforme a la Ley General de Bienes Nacionales, la Cámara podrá:

 

I.  Adquirir inmuebles con cargo al presupuesto de egresos que tuviere

autorizado o recibirlos en donación, asignarlos al servicio de sus órganos y

administrarlos.

 

II.  Enajenar los inmuebles a que se refiere la fracción anterior conforme a lo

previsto en el artículo 84 de la Ley General de Bienes Nacionales, previa su

desincorporación del régimen del dominio público de la Federación, mediante

acuerdo que para tal efecto emita.

 

III.  Implementar un sistema de administración inmobiliaria que permita la

administración eficaz y el óptimo aprovechamiento de los inmuebles que

conforme al presente artículo adquiera, así como a los responsables

inmobiliarios correspondientes.

 

IV.  Emitir la normatividad para la realización de las operaciones a que se refieren

las dos fracciones anteriores y los lineamientos correspondientes para la

construcción, reconstrucción, adaptación, conservación, mantenimiento y

aprovechamiento de dichos inmuebles.

 

ARTÍCULO 5º.-  Tratándose de inmuebles considerados como monumentos históricos o

artísticos la Cámara deberá atender y cumplir la normatividad aplicable.

 

ARTÍCULO 6º.-  La Secretaría General y la Contraloría Interna, en el ámbito de sus

atribuciones y competencias, vigilarán el cumplimiento de las disposiciones contenidas

en los presentes Lineamientos.  

 

ARTÍCULO 7º.-  Los casos no contemplados en los presentes Lineamientos serán

resueltos por la Junta de Coordinación Política. 

 

 

 

Capítulo II

De las Reglas para la Asignación y Distribución de Espacios

 

ARTÍCULO 8º.-  Los espacios de trabajo se deberán asignar de acuerdo con los

servicios asociados a los mismos, cuidando que cada uno de ellos tenga las mismas

condiciones de calidad estética y suficiencia, conforme a lo autorizado por la Junta de

Coordinación Política.  

 

En todos los casos se deberá prever que  la asignación y distribución de espacios

cumpla los siguientes principios básicos:   6

 

I.  Garantizar condiciones adecuadas  para el desarrollo de los trabajos

legislativos, administrativos y parlamentarios y para el cumplimiento de las

atribuciones y funciones que se tengan encomendadas.

 

II.  Favorecer la comunicación integración, coordinación y funcionamiento de

todos los integrantes de la Cámara.

 

III.  Obtener un óptimo aprovechamiento de los espacios y facilitar la circulación

de las personas y materiales.

 

IV.  Respetar espacios colectivos, áreas de circulación y de servicios, tanto para

quienes se desempeñan en las instalaciones de la Cámara, como para los

visitantes de la misma.

 

V.  Respetar y cumplir la normatividad vigente en materia de seguridad, higiene y

de protección civil, que se requiere para salvaguardar la integridad de las

personas y el  patrimonio institucional de la Cámara.

 

VI.  Respetar las condiciones arquitectónicas, estéticas y de funcionalidad con las

que fueron diseñadas y construidas las instalaciones de propiedad o al

servicio de la Cámara, a fin de evitar riesgos, en áreas que no fueron

originalmente destinadas para ser ocupadas por oficinas.

 

VII.  Cumplir las políticas de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestal en

el ejercicio de los recursos autorizados a la Cámara.

 

Capítulo III

 

De la asignación de espacios 

 

ARTÍCULO 9º.-  Espacios de Trabajo que se deberán proporcionar

 

I.  Para los diputados integrantes de las legislaturas.

 

 El edificio de la Cámara contará  con oficinas idénticas, permanentes y

contiguas para el número de diputados que  integren la Legislatura. Dichas

oficinas se asignarán en orden ascendente iniciando por el grupo más

numeroso.

 

15 días anteriores al fin  del período legislativo, los diputados y el personal

contratado para la temporalidad del mismo, deberá desocupar las oficinas de

los diputados. 

 

 

II.  Para la Coordinación y Administración de cada uno de los Grupos   8

 

XI.  Para los Prestadores de Servicios Externos

 

La Junta de Coordinación Política, a  propuesta de la Secretaría General,

aprobará a los prestadores de servicios externos, que podrán operar en las

instalaciones de la Cámara, y la Secretaría General aprobará las dimensiones

y ubicación de los espacios destinados a tales servicios.

 

 

ARTÍCULO 10º.-  La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, tendrá las

siguientes responsabilidades:

 

I.  Formular la propuesta de distribución de espacios, con sus correspondientes

servicios, y someterla para su validación a la Secretaría de Servicios

Administrativos y Financieros, y para su aprobación a la Junta de

Coordinación Política,  por parte de la Secretaría General.

 

II.  Vigilar, en coordinación con la Dirección General de Resguardo y Seguridad,

que la señalización exterior e interior de las oficinas e inmuebles de la

Cámara, cumpla con los requisitos de imagen institucional, aprobados para

tal efecto.

 

III.  Prever que en la distribución de  espacios se cumpla con los accesos y

facilidades necesarias para el desplazamiento de personas que presenten

capacidades diferentes.

 

 

ARTÍCULO 11º.-  Cualquier modificación a los espacios asignados respecto de sus

características arquitectónicas y físicas, instalaciones eléctricas, electromecánicas,

hidráulicas o similares, requerirá la autorización previa de la Dirección General de

Recursos  Materiales y Servicios.

 

ARTÍCULO 12º.-  Cuando por acuerdos del Pleno de la Cámara o de los Órganos de

Gobierno de la misma,  sea necesario asignar,  redistribuir o creación de Comisiones

Especiales u otros requerimientos, los titulares de las áreas correspondientes deberán

entregar los espacios que ya no les apliquen o, en su caso, recibir las nuevas

asignaciones, conforme a la disponibilidad de las instalaciones de la Cámara.

 

 

Capítulo IV

De los Espacios de Uso Común

 

ARTÍCULO 13º.-  Para los Órganos de Gobierno de la Cámara y los titulares de las

Unidades Administrativas: Secretario General, Coordinador General de Comunicación

Social, Contralor Interno, Secretarios de Servicios Parlamentarios y Administrativos y   9

Financieros, así como Directores Generales, se destinarán salas para reuniones de

trabajo que se compartirán con agendas coordinadas.

 

ARTÍCULO 14º.-  Los salones y auditorios de la Cámara podrán ser utilizados,

conforme a la normatividad aplicable,   por los Órganos de Gobierno, de Apoyo

Legislativo, Grupos Parlamentarios y Unidades Administrativas,  según su naturaleza,

para las actividades legislativas o administrativas de la Cámara, con excepción del

Salón de Plenos, que únicamente puede ser usado para sesiones del Pleno del

Congreso de la Unión, de la Cámara, la Comisión Permanente o en actos protocolarios.

 

 

TRANSITORIOS

 

 

PRIMERO.-  Los presentes Lineamientos entrarán en vigor al día siguiente de su

publicación en la Gaceta Parlamentaria.

 

SEGUNDO.- Se ordenarán de inmediato los diseños arquitectónicos y se avanzarán en

su ejecución, de acuerdo con lo que permitan las actividades ordinarias de la Cámara y

el reacomodo provisional que se pueda hacer de sus ocupantes, a fin de que para el

siguiente período legislativo, el edificio se encuentre adaptado en su totalidad,  fin de

dar cumplimiento a las disposiciones de estos lineamentos. 

 

TERCERO.- Se derogan todas las disposiciones que se opongan a estos Lineamientos.

 

 

 

 

 

 

 

MISERIA DE LOS ZAPATOS

MISERIA DE LOS ZAPATOS

Artículo creado por H. G. Wells. Extraido de: http://www.lainsignia.org

13 de Septiembre de 2005

 

La miseria de los zapatos, ''This misery of boots'', es un breve folleto de H.G. Wells que, publicado en 1907, conoció un gran éxito.

 

"No tiene sentido, decía uno de mis amigos, reflexionar sobre los zapatos". A mí, sin embargo, siempre me ha gustado mirarlos y reflexionar sobre ellos. Tengo la extraña idea de que las cuestiones más complejas se podrían comparar con los zapatos, y quizás por esto los zapateros son tan a menudo filósofos. Quizás el destino me ha dado esta convicción. Gran parte de mi infancia la he pasado en la cocina de un sótano; la ventana daba a un pasillo encajonado y cerrado por un enrejado, delante de la ventana de la tienda de mi padre. De manera que cuando miraba por la ventana, en lugar de ver -como los niños de una educación superior- la cabeza y el cuerpo de la gente, veía su base. Y conocí a toda clase de tipos sociales, simplemente como zapatos y, más exactamente, como suelas de zapatos. No fue sino más tarde, y no sin estudio, que ajusté a estas bases cabezas, cuerpos y piernas.

Se paraban junto a la tienda botines y zapatos (sin duda alguna con la gente encima): finos y pretenciosos botines de mujer: buenos o malos, unos nuevos y en buen estado, otros desgastados por la marcha, compuestos o para componer; calzados de hombres, bastos o finos, zapatos de goma, de tenis, zuecos. No vi zapatos amarillos, no estaban de moda aún; pero vi almadreñas. Los zapatos venían y convergían en la ventana, y el desarrollo emocional de estos duos se expresaba por la agitación continua o por los puntapiés.

... Esto puede, en cierto modo, explicar que me preocupe de los zapatos.

Pero mi amigo creía que no había por qué pensar en los zapatos.

Mi amigo era un novelista realista, y un hombre al que había abandonado toda esperanza. No sé cómo la esperanza había salido de su vida; alguna enfermedad sutil del alma había terminado por quitarle toda iniciativa y la fe en el porvenir, y ahora intentaba vivir los años de ocaso que se abrían delante de él, en una especie de confort libresco, rodeado de cosas que parecían apacibles y bellas, cuando no pensaba en las que son penosas y crueles. Nos cruzó un vagabundo que arrastraba su pierna por el camino.

"Talón torcido", dije cuando le hubimos pasado; "por estas carreteras mal empedradas nadie va con los pies descalzos". Mi amigo hizo un gesto hosco y hubo un pequeño silencio entre nosotros. Los dos pensábamos; después de un rato cuando comenzamos a hablar de nuevo, y hasta que se hartó, hicimos el recuento de la miseria de los zapatos.

Estábamos de acuerdo en que para la mayor parte de la gente de este país, los zapatos son constantemente una fuente de aflicción, una causa de sufrimiento de malestar, de disgusto, de inquietud. Para hacernos una idea concreta de la cosa, intentamos estadísticas arriesgadas. "A esta hora". dije, "una persona de cada diez en estas islas sufre por sus zapatos".

Mi amigo pensó que más bien era una de cada cinco.

"En la vida de un hombre pobre o de la mujer de éste y más todavía en la vida de sus hijos, esta miseria de los zapatos se presenta y se repite de año en año y de día en día".

Hicimos una especie de clasificación de estos males. Hay el mal de los zapatos nuevos.

Están hechos de materiales malos, impermeables al aire y, como suele decirse, "pesan en lo pies".

No están hechos a la medida. Mucha gente se compra zapatos hechos; no pueden pagarse otros, y con la dócil filosofía de la pobreza, los llevan para "hacerse a ellos". Tienen el pulgar y el dedo pequeño apretados, el empeine del pie oprimido e inflado; y como una especie de acompañamiento crónico de estas presiones, los callos y todas sus miserias. Los pies de los niños están verdaderamente torcidos por este método de adaptar al ser humano a la cosa; y como consecuencia de todo esto, a mucha gente le da vergüenza dejarse ver con los pies descalzos. (Yo tenía la costumbre de invitar a la gente que venía a verme en los días calurosos a jugar al tenis sobre hierba con los pies descalzos -una cosa deliciosa-, pero me di cuenta que muchos estaban molestos al pensar que tenían que exponer dedos torcidos y callos, y otras desgracias de este género).

El tercer mal de los zapatos nuevos es que están mal hechos y con malos materiales, crujen y hacen un insolente comentario sobre el paso de la gente. Pero estos males son pequeños al lado de los que aparecen cuando los zapatos han sido usados. Es entonces cuando aprietan seriamente. De estos males de los zapatos pasados, mi amigo y yo , antes de que él abandonase la partida, habíamos contado tres clases principales:

Existen las diversas clases de irritaciones debidas al roce: la peor, sin duda alguna, es la del talón, cuando algo va mal en la caña, cerca del talón. Cuando era un chiquillo, he tenido que soportar eso días y días, pues no había otros zapatos para mí. Después está la irritación que se produce cuando la plantilla interior del zapato se pliega, muy parecida a la que conocen los pobres por los calcetines zurcidos a menudo y a la ligera. Y después tenemos la irritación de los zapatos hechos que se han comprado un poco anchos o un poco largos, para evitar las apretaduras y los callos. Al cabo de poco tiempo se hace un pliegue a lo ancho de la parte vacía en la parte de delante, y cuando el zapato se acartona por la humedad o por alguna otra causa, la base de los dedos se pellizca. Así, por más que haga, no se librará de ello. Tengo también un recuerdo muy vivo del roce de los nudos que se hacen para arreglar los cordones que se rompen -pues no siempre se pueden comprar cordones nuevos- y que se notan por dentro. Y finalmente el roce de la lengüeta que se pliega.

Después están los miserias que proceden del desgaste de la suela. Está la torcedura del tobillo porque ya no hay tacón y la sensación de que no se está seguro: igualmente la desagradable sensación de que no se tiene buena presencia de espaldas, que mucha gente debe soportar.

Me es casi siempre penoso andar detrás de las chicas jóvenes que van a su trabajo, que tienen que andar mucho para ir y volver y usan mucho sus zapatos, porque sus tacones parecen estar siempre torcidos. Las jóvenes deberían estar siempre bonitas; y la mayor parte podrían estarlo si no fuese por sus pobres pies torcidos, la gracia de sus andares echados a perder y esa especie de desviación de columna vertebral, todo lo cual me afecta y hace que me ponga furioso con un mundo que las trata así. Y después están los clavos que salen, los clavos de los zapatos. Se esfuerza uno en marchar valientemente, con la esperanza de encontrar pronto un rincón tranquilo y un momento favorable para remachar su clavo. En tercer lugar coloco en este capítulo la suela que golpea. Mis zapatos terminaban siempre por ahí; gastaba primero la delantera y la suela se volvía de delante hacia atrás. Cuando se anda se pone a raspar el suelo. Se dan pasos fantásticos para evitar esto; uno se siente horriblemente avergonzado. Al final hay que sentarse descaradamente en el borde del camino y cortar lo que sale.

Nuestra tercera clase de miseria fue la de las grietas y vías de agua. Sobre todo son sufrimientos morales, la humillación de ver esta horrible abertura entre la parte que cubre los dedos y lo alto de los zapatos, por ejemplo; pero además hay que relacionarlo con los enfriamientos, los catarros, y una larga serie de consecuencias desagradables.

Hablamos también de la miseria de sentarse a su trabajo (como lo hacen tantos escolares en Londres todos los días de lluvia) con la suela de los zapatos gastada y agujereada, que ha cogido agua, y de constiparse...

Y de estos ejemplos, mi pensamiento iba a otros. Hice un descubrimiento. Siempre había censurado a la gran masa de pobres londinenses por no pasar los domingos y días de fiesta en hacer buenas marchas, el mejor de los ejercicios. Me había permitido decir un día a Margate: "¡Qué idiotas son todos estos jóvenes que no paran de dar vueltas alrededor de los quioscos de música, en lugar de corretear por las colinas de Kent!". Pero me he arrepentido de estas palabras. ¡Grandes correrías!. Sus zapatos le hubieran hecho daño. Sus zapatos no hubieran resistido. Lo comprendí todo.

Pero mis palabras iban más lejos. Ex pede Herculem, dije: estas miserias de los zapatos no son más que un ejemplo. Los vestidos que lleva la gente no son mejores que sus zapatos, y las casas donde viven son muchos peores, ¡Y pensar en el triste almacén de ideas, con errores y prejuicios, donde sus pobres espíritus han sido ahogados por su educación!. ¡Piense en la manera que esto les abruma y les irrita!. Si alguien expusiera la miseria de estas cosas... Piense un momento en los resultados de una alimentación pobre, malsana, mala; en los ojos, en las orejas, en los dientes mal cuidados!. ¡Piense en la cantidad de dolores de muelas

"¡ Le digo que no hay que pensar en esas cosas!", gemía mi amigo, con acento de desesperación; y no quiso oír nada más a ningún precio...

¡Y pensar que en otro tiempo había escrito libros llenos de estas mismas preguntas, antes de que la desesperación le hubiese hundido!

Conozco una persona, otro de mis amigos, que puede atestiguarlo, que ha conocido todas las miserias de los zapatos y que, ahora, las ha superado, pero no las ha olvidado. Una buena oportunidad, puede que ayudada de una cierta habilidad por su parte, le ha elevado de la clase donde uno se compra sus zapatos y sus trajes de lo que queda de 280 pesetas por semana, a aquella donde se gastan de 30.000 a 40.000 pesetas al año (1) en vestirse a veces se los manda hacer a medida, los guarda en un armario conveniente y tiene gran cuidado con ellos; de manera que sus botines, sus zapatos, sus zapatillas no rozan, ni aprietan, ni crujen, ni le hacen daño ni le incomodan, ni le molestan nunca, y cuando extiende sus pies delante del fuego no le recuerdan que es un pobre diablo, buscando su endeble vida en las sobras del mundo. Se imaginarán que tiene todas las razones posibles para felicitarse y ser dichoso, viendo que han llegado los días buenos después de los malos. Pero, tal es la rareza del corazón humano, no está contento en absoluto. El pensamiento de que tantos están peor que él en esta cuestión del calzado no le da ninguna satisfacción. Sus zapatos le hacen daño por mandato.

La cólera que ha conocido otras veces, sufriendo él mismo, cuando arrastraba tristemente los pies a través de la animación alegre de los barrios elegantes de Londres, metidos en zapatos que le hacían daño, la siente igualmente viva ahora que anda bien a gusto, per entre gente de la que sabe, con una inexorable clarividencia, que sufren de una manera casi intolerable. No tiene la optimista ilusión de que las cosas van bien para ellos. La gente estúpida que ha estado siempre acomodada, que ha tenido siempre buenos zapatos, pueden pensar así, pero él no. En cierto sentido el pensamiento de los zapatos le enoja más que antes. Antes estaba descontento de su suerte, pero descontento sin esperanza; pensaba que los zapatos malos, los vestidos feos y modestos, las casas enmohecidas, formaban parte de la naturaleza de las cosas. Ahora, si ve a un niño que llora o refunfuña y tropieza en el pavimento, o a una vieja campesina arrastrarse penosamente a lo largo de un sendero, no ve ya en ello la garra del Destino. Su cólera está iluminada por el pensamiento de que hay locos en este mundo que hubieran debido prever e impedir esto. No maldice más el destino, sino la imbecilidad de los hombres de Estado y de la gente poderosa y responsable, que no han tenido ni el coraje ni la valentía ni la intención de cambiar la mala organización que nos da estas cosas.

No crean que insisto sin razón sobre la buena suerte de mi segundo amigo, si les digo que antes estaba siempre fastidiado y con el ánimo triste, que cogía resfriados a causa de sus malos trajes, sentía vergüenza de su apariencia sórdida, que sufría con sus dientes mal cuidados y con una alimentación mediocre, tomada a malas horas, con la casa fea y malsana de donde vivía y con el aire corrompido de ese barrio de Londres, con cosas que en verdad, están muy por encima del poder de un pobre hombre sobrecargado de trabajo el poder remediarlas, si no se le ayuda... Y ahora todas estas cosas enojosas han salido de su vida; ha consultado dentistas y médicos, no tiene casi días ensombrecidos por resfriados, no tiene absolutamente ningún dolor de muelas ni indigestiones.

Mi intención, al contar la buena suerte de este hombre afortunado, no es otra que demostrar que esta miseria de los zapatos no es una maldición inevitable lanzada sobre la humanidad. Si puede escapar uno, los demás también. Sería completamente abolida, si se considerara con interés. Si usted sufre, o, lo que es más importante para la mayor parte de los hombres, si alguien a quien usted quiere o sufre por los zapatos, porque le hacen daño o porque son muy feos y no puede hacer nada para remediarlo, es simplemente que le ha tocado el lado malo de un mundo mal gobernado. No todos están en el mismo caso.

Y esto que he dicho de los zapatos es verdad respecto a todas las otras pequeñas cosas de la vida. Si su mujer coge un resfriado fuerte porque sus zapatos son demasiados finos para la estación, o no tiene ganas de salir porque está muy mal vestida; si sus hijos están afeados por bultos, o por trajes sucios, viejos y que no son de sus talla; si es taciturno y dispuesto a pelearse con cualquiera no acepte creer la pesada broma de que ese es el triste destino de la humanidad. Esas gentes que usted quiere viven en un mundo mal repartido del que solo conocen el lado malo, y todas esas desgracias son la demostración cotidiana.

Y no diga: "Es la vida". No crea que esas miserias son el resultado de una maldición inevitable. La prueba de lo contrario la vemos claramente Hay gentes, no más merecedoras que otras, que no sufren ninguna de estas cosas. Puede tener la idea de que usted no merece más que una vida miserable y pobre en la que sus zapatos le harán siempre daño; pero ¿es que los niños, las jóvenes y toda la multitud de pobres y honestas gentes no merecen nada mejor?

 

Definición de Eficiencia

Definición de Eficiencia

Conozca cuál es la definición de eficiencia desde distintas perspectivas...

Por: Ivan Thompson

En términos generales, la palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos. Por ello, es una capacidad o cualidad muy apreciada por empresas u organizaciones debido a que en la práctica todo lo que éstas hacen tiene como propósito alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros, tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos casos) en situaciones complejas y muy competitivas.

Pero, ¿qué significa realmente el término eficiencia? o, ¿cuál es definición?

En el presente artículo y con la finalidad de brindar al lector un panorama amplio acerca del significado de la palabra eficiencia, se responde a la anterior pregunta incluyendo diversas definiciones (aplicadas a la administración, economía y mercadotecnia) que han sido propuestas por diferentes autores, más una definición general al final del artículo.

Definición de Eficiencia:

- Aplicada a la Administración:

• Según Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados" [1].
• Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos" [2].
• Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión" [3].
• Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada" [4].

- Aplicada a la Economía:

• Según Samuelson y Nordhaus, eficiencia "significa utilización de los recursos de la sociedad de la manera más eficaz posible para satisfacer las necesidades y los deseos de los individuos" [5].
• Para Gregory Mankiw, la eficiencia es la "propiedad según la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posible sus recursos escasos" [6].
• Simón Andrade, define la eficiencia de la siguiente manera: "expresión que se emplea para medir la capacidad o cualidad de actuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados, minimizando el empleo de recursos" [7].

- Aplicada a la Mercadotecnia:

• Según el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la eficiencia es el "nivel de logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con máxima consecución de los objetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.)" [8].

- Según el Diccionario de la Real Academia Española:

• Eficiencia (Del lat. efficientĭa) es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado [9].

Para terminar (teniendo en cuenta y complementando las anteriores propuestas), planteo la siguiente definición general de eficiencia:

"Eficiencia es la óptima utilización de los recursos disponibles para la obtención de resultados deseados"

Por tanto, se puede decir que una empresa, organización, producto o persona es "eficiente" cuando es capaz de obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de los recursos disponibles.

 

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Tipos de Organizaciones

Tipos de Organizaciones

Conozca cuáles son los principales Tipos de Organizaciones clasificados según sus fines, formalidad y grado de centralización...

Por: Ivan Thompson

Según Idalberto Chiavenato, las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo tamaño, características, estructuras y objetivos son diferentes [1]. Esta situación, da lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los administradores y empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de estructurar o reestructurar una organización.

Teniendo esto en cuenta, en el presente artículo se incluye una breve descripción de los principales tipos de organizaciones, clasificados según sus objetivos, estructura y características principales, con la finalidad de brindar un panorama amplio, ordenado y comprensible acerca de este importante tema.

Tipos de Organizaciones

Como se mencionó anteriormente, las organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, por tanto, dan lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones. Sin embargo, y luego de revisar literatura especializada en administración y negocios, considero que los principales tipos de organizaciones —clasificados según sus objetivos, estructura y características principales— se dividen en: 1) Organizaciones según sus fines, 2) organizaciones según su formalidad y 3) organizaciones según su grado de centralización.

• Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:
  1. Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.
  2. Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello.
     El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas, las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc. [1] son ejemplos de este tipo de organizaciones.
• Organizaciones Según su Formalidad.- Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:
  1. Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reunen de nuevo [2].
     
     Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido [1].
     
     Este tipo de organizaciones (formales), pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:
     • Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su área de competencia, pues las líneas de comunicación son estrictamente establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas empresas o de etapas iniciales de las organizaciones [1].
     • Organizacion Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio funcional para la diferenciación de actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del staff [1].
     • Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas. En la organización línea-staff, existen características del tipo lineal y del tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo [1]. En la organización linea-staff coexisten órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y servicios especializados [1].
     • Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian problemas y otros sólo dan recomendaciones. La autoridad que se dá a los comités es tan variada que reina bastante confusión sobre su naturaleza [1].
  2. Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización [2].
     
     Según Hitt, Black y Porter, aunque practicamente todas las organizaciones tienen cierto nivel de formalización, también todas las organizaciones, incluso las más formales, tienen un cierto grado de informalización [2].

• Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

•  
  1. Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores [3].
     Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda [3].
  2. Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles [3]. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad [3].

En este punto, y a manera de complementar lo anterior, cabe señalar que según Hitt, Black y Porter, con frecuencia, los estudiantes perciben que formalización y centralización son esencialmente lo mismo, y por tanto, creen informalización y descentralización como sinónimos. Sin embargo, éste no es el caso. Se puede tener una organización muy formal que esté altamente centralizada, aunque también una organización formal que esté bastante descentralizada. Por otro lado, también habría una organización altamente informal que esté descentralizada o altamente centralizada [2].

Comentarios Adicionales:

En este punto, es necesario señalar que una misma organización puede tener las características de dos o tres tipos de organizaciones al mismo tiempo; lo cual, da a conocer —en pocas palabras— sus fines, estructura y características principales. A continuación, veamos algunos ejemplos:

• Organizaciones con fines de lucro, formales y centralizadas: Como las pequeñas empresas, cuyo principal objetivo es lograr un beneficio o utilidad. Para ello, tienen una estructura organizacional formal (aunque sea básica) y la autoridad suele concentrarse en el dueño o propietario (quién tiene la última palabra).
• Organizaciones con fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las grandes corporaciones transnacionales que tienen entre sus principales objetivos el lograr un beneficio o utilidad, cuentan con una estructura y sistema organizacional formal y delegan a sus oficinas regionales la capacidad de tomar decisiones para responder oportunamente al mercado o a las condiciones sociopolíticas del país donde se encuentran, sin tener que solicitar autorización para ello.
• Organizaciones con fines de lucro, informales y centralizadas: Como ejemplo, podríamos citar a las microempresas (que suelen tener entre 2 y 10 empleados o familiares que trabajan realizando alguna labor), las cuales, suelen operar en la informalidad al no tener medios oficiales externos (como papeles que dan fé de su existencia ante el estado) e internos (como un organigrama). Sin embargo, tienen el objetivo de generar un beneficio o utilidad y son altamente centralizadas porque la autoridad recae sobre el propietario o jefe de familia.
• Organizaciones sin fines de lucro, formales y centralizadas: El ejército, la policia, los ministerios y otras entidades del Estado, son claros ejemplos de este tipo de organizaciones.
• Organizaciones sin fines de lucro, formales y descentralizadas: Por ejemplo, las ONG´s internacionales que delegan gran parte de la toma de decisiones a sus oficinas regionales para que puedan responder con prontitud a las necesidades de su sector o campo de acción.
• Organizaciones sin fines de lucro, informales y centralizadas: Por lo general, son grupos de personas que por lo iniciativa de una persona considerada líder de opinión (a la cual siguen por su carisma y prestigio) se reúnen informalmente para realizar alguna actividad específica, como reunir regalos para obsequiarlos a niños pobres en navidad o reunir fondos para ayudar a una familia en dificultades económicas, etc...
• Organizaciones sin fines de lucro, informales y descentralizadas: En algunas ocasiones, la idea de un líder de opinión (por ejemplo, de reunir y obsequiar regalos en navidad) se convierte en un modelo a seguir y es "exportado" a otros lugares donde otras personas siguen la idea, pero, tomando sus propias decisiones.

El caso de una pequeña empresa conquistadora

Dn. Rafael Crespo M

E-Mail: [e-mail]

Año I, Epoca 1, Número 1, Septiembre de 1997

El caso de una pequeña empresa conquistadora

El presente caso está tomado de un ejemplo real de la Ciudad de Guadalajara, México. Se han cambiado los nombres de la empresa y de los integrantes. Todo lo demás, en lo que se refiere a planes de comercialización y estrategias de desarrollo de la compañía, está apegado a la versión del director general. Por cierto, esta firma ha sido premiada con el Galardón Jalisco a la Exportación. 

La empresa Tortimex es una organización familiar dirigida por el padre y sus dos hijos. Se dedican a producir maquinaria para hacer tortillas, tostadas y botanas. La empresa está ubicada en la zona industrial de Guadalajara. Desde hace varios años, el Sr. Villalpando ha incrementado saludablemente sus ventas en el mercado mexicano, no de una forma espectacular, pero constante y sólidamente. En los ocho años que lleva funcionando la empresa se ha aumentado la línea de productos, ha sido su respuesta a una variedad creciente de mercados. En el momento actual la compañía cuenta con 64 modelos distintos de máquinas tortilladoras. Su mercado más importante está en la República Mexicana y está formado principalmente por pequeños negocios de producción de tortillas, restaurantes y algunas tiendas departamentales. 

Sin embargo, en los últimos tres años, los planes de desarrollo de la organización apuntaron a la posibilidad de abarcar los mercados externos, fijándose principalmente en el segmento latino de los Estados Unidos de América. Raúl, el hijo mayor encargado de mercadotecnia, se dió a la tarea de investigar fuentes de información relacionadas con posibles clientes para sus máquinas. Se apoyó primero en los organismos privados y públicos que pueden tener información actualizada. Fue a la Cámara de la Industria Alimenticia, a la Cámara Nacional de Comercio de Guadalajara, al Consulado norteamericano de la ciudad, a la Secretaría de Comercio y al Banco Nacional de Comercio Exterior. La información que encontró en esos organismos fue variada: en algunos fue copiosa pero desactualizada y en otros fue poco abundante pero menos dispersa. 

No contento con los resultados el joven Raúl, de apenas 24 años, investigó otras fuentes de información comercial. En sus pesquisas descubrió otra cantidad de organismos que apoyan a los empresarios de todos tamaños, y que también tienen diferentes grados de eficiencia y atención a los solicitantes. Visitó, pues a organismos que él no conocía como ANIERM, AMECE, CONACEX y otros institutos del sector privado que colaboran en la promoción del comercio exterior. 

Con un cuidadoso examen de toda la información obtenida, y ayudado por su hermana Josefina que también trabaja en la empresa como ayudante administrativa del director, se encontraron con la interesante sorpresa de que había en varios Estados del sur de la Unión Americana una cantidad nada despreciable de establecimientos de comida mexicana de todos los tamaños que ofrecían sus alimentos acompañados de tortillas de maíz y harina de trigo. 

El contacto con algunos de esos negocios en el extranjero, lento al principio, les enseñó que la investigación ordenada y sistemática descubre grandes posibilidades de expansión. No faltaron los primeros envíos de muestras de las máquinas más sencillas a algunos interesados (desesperadamente pocos, opinaba Josefina). Las experiencias valieron la pena. Poco a poco fueron aprendiendo a conocer y administrar los detalles logísticos, los documentos aduaneros, conocimientos de embarque, incoterms, etc. 

Su primer mercado extranjero fueron los Estados del sur de la Unión Americana, en donde la población latina y mexicana es abundantísima. Poco a poco, con el uso adecuado de la información aportada por las instituciones mencionadas, fueron conociendo otros posibles clientes dueños de restaurantes de varios tamaños. El negocio de exportación se fue expandiendo, de tal manera que Raúl y su padre, el director general, tomaron la decisión de investigar las posibilidades que se podrían dar en Centro y Sudamérica. Después de algunas investigaciones cuidadosas, descubrieron que en varios países del sur también existe la costumbre de comer con tortillas de maíz o de trigo, aunque no tan arraigada como en México. 

Los contactos y los envíos de catálogos no se hicieron esperar. Las respuestas fueron mucho menores, pero fueron aprovechadas con inteligencia por los directivos de la empresa. En el momento actual, se venden máquinas de varios tamaños a Venezuela y Colombia, e incluso cierto negocio grande de Panamá pidió una máquina tortilladora de gran tamaño (la mayor de la empresa), que es capaz de producir 300,000 tortillas por jornada completa. 

Estos pequeños, pero substanciales éxitos en Sudamérica indujeron a la familia Villalpando a investigar el mercado europeo (tal vez en España, pensaba Raúl, se conozca y se aprecie la comida mexicana). Las sorpresas fueron interesantes: no solo algunos restaurantes de España se mostraron interesados, sino un restaurante de Basilea, Suiza, pidió un máquina "espectacular" (es un aparato diseñado para exhibir la forma en que se confecciona la tortilla). También hay algunas reacciones favorables en Francia, pero nada se ha concretado aún. 

En el momento actual, las exportaciones de maquinaria alimenticia de la empresa representan aproximadamente el 30% de las ventas totales en los últimos 6 meses, y probablemente la proporción aumente 3 puntos al final del año. La empresa Tortimex ha sentido la satisfacción de contarse entre las fábricas que exportan bienes de capital con tecnología propia para la industria alimenticia. 

A continuación se presenta a los lectores una serie de cuestiones que tienen relación con lo que se ha hecho o dejado de hacer para expandir el mercado de la empresa.

1. En el caso se ha hablado de la variable producto, pero no del precio. ¿Qué aspectos importantes se deberían tener en cuenta para fijar el precio de la maquinaria en el extranjero? Hay que saber que el Sr. Villalpando presume de que no tiene competencia en el exterior.
 

2. Se ha hablado también de ciertas formas utilizadas para promocionar la mercancía en los mercados externos. ¿Son suficientes o es necesario ampliarlas con otras maneras de promover el producto? En este último caso, qué alternativas se sugieren y cómo deben ser usadas?.
 

3. Tampoco dijeron mucho los dueños acerca de la forma de distribuir las máquinas hacia el mundo. ¿Es conveniente la exportación directa?, y en este caso, ¿cuáles deben ser los mecanismos de distribución?, o por el contrario, ¿es conveniente la contratación de intermediarios? ¿De qué tipo y con qué características? Discutir las varias posibilidades. 

Sr. Rafael Crespo M.

E-Mail: [e-mail]

 

¿Es Correcto Que la Empresa Forme a Su Gente?

Conozca porqué es cuestión de supervivencia, que las empresas formen a su gente, no como una contribución de la empresa a la persona, sino para pulir las partes que harán que continúe en el mercado....

Por: Gonzalo J. Paredes Plancarte

Acerca del Autor:

Gonzalo Paredes Plancarte es Seguidor de la Misión en la Unidad Riviera Maya, de la Comisión Federal de Electricidad, División Peninsular. Es Consultor Interno certificado por el Tecnológico de Monterrey, tiene una Maestría en Alta Dirección por la Universidad Anáhuac de Cancún, y actualmente estudia una Maestría en Liderazgo Desarrollador por el Instituto de Ciencias y Estudios Superiores, vía videoconferencia, junto con poco más de 200 trabajadores de la División Peninsular de la CFE. Email: [e-mail]

Fuentes Consultadas:

[1]: El artículo “Definición de empresa” la puede usted localizar en la dirección electrónica http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/empresa-definicion-concepto.html.
[2]: Indicadores de presente y de futuro: Consulte el libro “Sistema Empresa Inteligente”, autor: Aníbal Basurto, editorial EMPRESA INTELIGENTE. ISBN: 970-94450-0-6.

Fecha de Publicación del Artículo: "¿Es Correcto Que la Empresa Forme a Su Gente?"

Noviembre 2006.

Buscando el significado de empresa en la Internet, me encontré un artículo denominado “Definición de empresa” , la cual la define de la siguiente manera “en síntesis, la definición de empresa describe a ésta última como una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales, capacidades técnicas y capacidad financiera; todo lo cual, le permite dedicarse a la producción, transformación y/o prestación de servicios para satisfacer con sus productos y/o servicios, las necesidades o deseos existentes en la sociedad".

La empresa, como se menciona en el párrafo anterior, y vista como el conjunto de actividades humanas ordenadas en forma sistemática hacia un fin, tiene ante todo la necesidad de perdurar en el tiempo, creando con esto ingresos para sus dueños, sus trabajadores (salarios) y la sociedad (impuestos).

Para esto, los seres humanos que en ella intervienen deben desarrollar los Conocimientos, Habilidades, Actitudes y Valores, dando la oportunidad a la empresa de aprovechar las potencialidades de cada persona en la consecución de tal fin. Es como que queramos formar un equipo de fútbol únicamente con los mejores delanteros del mundo: puesto que cada posición en la cancha tiene una misión qué cumplir (portero, defensa, medio, delantero), el equipo corre el peligro de descender de nivel en la liga que juegue si no contamos con las gentes que cubran las necesidades de la posición de apoyo. Lo mismo ocurre con las empresas: cada persona colabora con una misión personal a la consecución de la Misión de la empresa.

Por lo anterior, no sólo es válido, sino que es cuestión de supervivencia, que las empresas formen a su gente, no como una contribución de la empresa a la persona, sino para pulir las partes que harán que continúe en el mercado. La empresa debe estar ocupada en la formación de sus individuos, de la misma manera que un individuo debe estar ocupado en su propia formación.

La empresa, así, conformada por cinco elementos que son: I. Equipo Humano, II. Procesos, III. Finanzas, IV. Clientes, y V. Liderazgo, requiere del liderazgo de sus dirigentes para equilibrar los primeros cuatro elementos. Esto es, la empresa debe crecer en cada uno de los elementos mencionados para que su operación transcurra de manera natural. Los elementos I y II representan los eventos “causa” y pertenecen al futuro, pues representan las acciones que se deben realizar para lograr los indicadores de presente. Por otro lado los elementos III y IV son de presente y representan los eventos “efecto”, es decir, los resultados operativos.

Nos debe quedar claro que “Equipo Humano” representa el desarrollo de la gente, y “Procesos” el desarrollo de los procesos, es por eso que consideramos que pertenecen al futuro; es decir, son un indicador de qué tan formada se encuentra la gente y que tan bien o mal estamos manejando los procesos. Esto es lo que hará a la empresa trabajar de manera inteligente, desarrollando a su gente, ya que sin trabajadores, no hay empresa. De cualquier modo, toda empresa requiere de gente para operar.